Sayıştay Raporu: Dışişleri Bakanlığı'nın Bazı İşlemleri 2020 Yılında Gerçekleşmesine Rağmen Muhasebe Kayıtlarda 2021 İşlemi Gibi Yer Aldı
Sayıştay'ın 2021 yılı denetim raporunda; Dışişleri Bakanlığı'nın idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetvelini yasal süre içerisinde Sayıştay'a vermediği belirtildi. Raporda, “150 İlk madde ve malzeme hesabı, 253 Tesis, makine ve cihazlar hesabı, 254 Taşıtlar hesabı ve 255 Demirbaşlar hesabına konu olan işlemlerin bazılarının 2020 yılında gerçekleştiği halde bunların muhasebe kayıtlarında 2021 yılı işlemi gibi yer aldığı görülmüştür” ifadesi yer aldı.
MELİS YILDIRIM
Sayıştay'ın 2021 yılı denetim raporunda; Dışişleri Bakanlığı'nın idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetvelini yasal süre içerisinde Sayıştay'a vermediği belirtildi. Raporda, "150 İlk madde ve malzeme hesabı, 253 Tesis, makine ve cihazlar hesabı, 254 Taşıtlar hesabı ve 255 Demirbaşlar hesabına konu olan işlemlerin bazılarının 2020 yılında gerçekleştiği halde bunların muhasebe kayıtlarında 2021 yılı işlemi gibi yer aldığı görülmüştür" ifadesi yer aldı.
Sayıştay'ın, kamu kurumlarının 2021 denetim raporları yayınlandı. Sayıştay'ın 2021 denetim raporundaki verilere göre; Dışişleri Bakanlığı'nın 2020 yılında 5 milyar 477 milyon 164 bin 597 lira 66 kuruş olan bütçesi, 2021 yılında toplam 7 milyar 96 milyon 707 bin 580 lira 51 kuruşa çıktı.
2020 yılında Bakanlığın net gelirler toplamı 995 milyon 208 bin 128 lira 94 lirayken, 2021 yılında 2 milyar 381 milyon 530 bin 638 lira 22 kuruşa çıktı. 2020 yılında 7 milyar 490 milyon 236 bin 82 lira 55 kuruş olan giderler, 2021 yılında artarak 8 milyar 872 milyon 908 bin 817 lira 79 oldu.
Bakanlığın özel faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla açılan hesaba, döviz hesabı devirleri hariç 2020 yılından 1 milyon 491 bin 763 lira 29 kuruş devredildiği; döviz hesabı devri hariç 2021 yılında ise 12 milyon 460 bin 383 lira 78 kuruş ödenek aktarılarak tutar döviz devirleri hariç toplam 13 milyon 952 bin 147 lira 7 kuruşa ulaştığı belirtildi. Raporda bu tutarın 11 milyon 636 bin 819 lira 61 kuruşunun yıl içinde harcandığı, 2 milyon 315 bin 327 lira 46 kuruşunun ise 2022 yılına devredildiği kaydedildi.
Sayıştay raporunda, yurtdışındaki aracı kurumlarca vize başvuru hizmet bedelinin yüzde 20'sinin konsolosluk hasılat hesabına yatırılarak genel bütçeye özel gelir olarak 268 milyon 342 bin 437 lira 99 kuruş kayıt yaptırıldığı da belirtildi. Bunun karşılığında 52 milyon ödenek kaydedilip 2020 yılından devirle birlikte toplam ödeneğin 110 milyon 392 bin 811 lira 93 kuruş olduğu, bu tutarın 44 milyon 389 bin 555 lira 36 kuruşunun 2022 yılına devredildiği kaydedildi.
"YETKİ DEVİRLERİ HAKKINDA YETERLİ DÜZENLEME YOK"
Raporda, Bakanlığın iç kontrol sisteminin 2021 yılı incelemesinde Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlama çalışmalarının hala sürmesi ve Bakanlığın iç kontrol sisteminin kurulması ve ilgili çalışmalar kapsamındaki eksikliklerle ilgili şu tespitlere yer verildi:
-Organizasyon şeması ve birim bazında görev tanımları bulunmakla birlikte görev yapılan birimlerdeki her bir iş süreci bazında görev tanımı oluşturulmadığı anlaşılmaktadır.
-Tüm birimler için düzenlenmiş genel bir iş tanımlaması ve süreç/iş akış şemaları olmamakla birlikte 2021 yılı itibariyle Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü bünyesinde bulunan toplam 17 şubeyi kapsayacak şekilde iş akış süreçlerinin belirlendiği ve personele duyurulduğu anlaşılmaktadır. Ancak mevzuatın aradığı tamamlanmış bütüncül bir uygulama yoktur.
-Yetki devirleri ve sınırları hakkında yeterli düzenleme bulunmamaktadır. Kurum içinde yetki devri gerçekleştirilirken, devredilen yetkinin arz ettiği önem göz önünde bulundurularak, konuya yeterliliği olan personele devredilmesine dikkat edildiği, ancak yetki devir sürecini düzenleyen resmi ve belgelendirilmiş bir yöntem ve standart yetki devri çizelgeleri bulunmadığı anlaşılmaktadır.
"ÖN MALİ KONTROL SİSTEMİNDE EKSİKLİKLER VAR"
-Görevlendirmelerde görevler ayrılığı ilkesi gözetildiği belirtilmekle beraber bilhassa yurt dışında personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı ve gerekli önlemlerin alınması konusunda bir düzenleme bulunmadığı görülmektedir.
-Bakanlığın kurumsal riskler konusunda çalışmaları mevcut olup kurumun hassas yapısı nedeniyle bu risklere Stratejik Planda yer verilmediği ifade edilmiştir.
-Kurumda, ön mali kontrol sisteminin İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara uygun olarak kurulduğu ancak bazı eksikliklerin olduğu anlaşılmaktadır.
-Kurumun kontrol faaliyetlerini politika ve prosedürlerde belirtildiği şekilde süreçlerin içine yerleştirmesi ve kurumun iç kontrolün diğer bileşenlerinin işleyişini desteklemek amacıyla faaliyetleriyle ilgili, kaliteli bilgiyi temin etmesi, üretmesi ve kullanması gerekirken bu alanda eksiklikler olduğu görülmektedir.
-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu üst yöneticinin onayı ile 2010 yılında görevlendirilmiş ancak bugüne kadarki süreçte birimler iç kontrol sistemini yılda en az bir kere değerlendirip İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna raporlama yapmamışlardır.
"DIŞİŞLERI BAKANLIĞI İÇİN 15 İÇ DENETÇİ ÖNGÖRÜLMÜŞTÜR"
-Bakanlığın iç denetim faaliyetlerinin incelenmesi neticesinde; 2021 yılı itibariyle sadece bir iç denetçinin görevlendirildiği, iç denetim biriminin mevcut durumu itibariyle Bakanlığın ihtiyaç duyduğu yoğun ve kapsamlı denetimleri gerçekleştirebilecek düzeyde bulunmadığı görülmüştür. Bu kapsamda;
-İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 18'inci Maddesinde Kamu idarelerinin iç denetçi sayıları; idarelerin yerine getirmek zorunda oldukları görevler, kullandığı kaynaklar, merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatının özelliği, toplam personel sayısı ve denetim ihtiyacı dikkate alınmak suretiyle ve denetimin maliyeti de göz önünde bulundurularak belirlendiği belirtilerek Dışişleri Bakanlığı için 15 iç denetçi öngörülmüştür. Bu kapsamda, Bakanlığın ihtiyaç duyduğu düzeyde denetimleri gerçekleştirebilecek yeterli sayıda iç denetçi ve iç denetim birimi yapılanması bulunmadığı,
-2017-2018-2019-2020 yıllarına ilişkin iç denetim planı ve yıllık programlar düzenlenmediği, sadece 2021 yılında belirlenen iki konu üzerine denetim programı ve planı hazırlandığı ancak yürütülen denetime ilişkin üst yönetime bir rapor sunulmadığı,
-5018 saylı Kanun'un 64' üncü maddesine göre iç denetim biriminin, idarelerin mali yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak görevi olmasına karşın 2021 itibariyle İç denetim biriminin iç kontrol sistemine ilişkin denetim ve raporlama çalışmasının mevcut olmadığı,
-Danışmanlık kapsamında yürütülen faaliyet bulunmadığı, dolayısıyla bir izleme ve değerlendirme yapılmadığı,
-2017 yılından beri Sayıştay Denetim Raporlarında konunun belirtilmesine rağmen bilhassa iç denetim alanında yeterli bir ilerleme sağlanamadığı, kurumun üst yönetimi ve mensuplarının sahiplenme düzeyinin yeterli olmadığı, görülmektedir.
"İŞLEMLERİN BAZILARI 2020 YILINDA GERÇEKLEŞTİĞİ HALDE 2021 YILI İŞLEMİ GİBİ KAYITLARDA YER ALDI"
Raporun "Denetim görüşünün dayanağı bulgular" bölümünde, idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetvelinin yasal süresi içerisinde Sayıştay'a verilmediği ve taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarında dönemsellik kavramına uyulmadığı ifade edildi. Söz konusu cetvellerin şubat ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığı'na gönderilmediğinin belirtildiği bulguya ilişkin "150 İlk madde ve malzeme hesabı, 253 Tesis, makine ve cihazlar hesabı, 254 Taşıtlar hesabı ve 255 Demirbaşlar hesabına konu olan işlemlerin bazılarının 2020 yılında gerçekleştiği halde bunların muhasebe kayıtlarında 2021 yılı işlemi gibi yer aldığı görülmüştür" açıklaması yer aldı.
Mali rapora ilişkin görüşler dışındaki bulguların biri, gayri maddi hak alımları kapsamında yapılan proje alımının haklar hesabına kaydedilmemesi ve amortisman ayrılmaması olarak anlatıldı. Buna ilişkin, 2021 yılında yapılan 647 bin 86 lira 8 kuruş tutarındaki plan proje alımının 260-02-02-00 Haklar Hesabı Plan projeler koduna kaydedilmediğinin görüldüğü aktarıldı. Söz konusu projenin amortismana tabi tutulmamasının eksikliğe neden olduğu da belirtildi.
"ÖN ÖDEMENİN VERİLDİĞİ TARİHTEKİ KURUN ESAS ALINMASI GEREKİRKEN, ÖNCEKİ AYIN SON GÜNÜ ESAS ALINDI"
"Yurt dışına gönderilen avans ve krediler ile bunların mahsuplarının muhasebe kayıtlarında yönetmelikle belirtilen kurların kullanılmaması" olarak kaydedilen ve önceki denetimlerde de bulgu konusu yapılan duruma ilişkin, "Bakanlığın yurtdışı teşkilatının harcamalarında kullanmak üzere ön ödeme niteliğinde gönderilmiş olan tutarlar ile bunlardan yapılan harcamaların mahsuplarına ilişkin tutarların muhasebe kayıtlarında, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre ön ödemenin verildiği tarihteki kurların esas alınması gerekirken, ön ödemenin verildiği tarihten önceki ayın son gününün (ön ödemenin verildiği ayın ilk iş günü geçerli olan) Merkez Bankası döviz satış kurunun esas alındığı görülmektedir" denildi.
"Yurt dışı avans ve kredilerin yasa süresi içinde mahsup işlemlerinin tamamlanmaması"na ilişkin bulgu hakkında şunlar kaydedildi:
"Bakanlığın Elçilik ve Konsolosluk avanslarının (160-05) büyük bir bölümünün mahsup işlemlerinin yasal düzenlemelerde belirlenen süreler içerisinde tamamlanamadığı görülmüştür. Uygulamada 2021 yıl boyunca verilen avansların mahsuplarının gecikmeli; çok büyük bir bölümünün yılsonunda veya mahsup döneminde tamamlandığı, tamamlanmayanların ise ilgili mutemet adına kişi borcu kaydı yapıldığı görülmüştür. Dışişleri bakanlığında sözkonusu avansların yurt dışı harcamalarda bir ödenek gibi kullanılmakta olduğu ve 3 aylık avans kapatma süresinin uygulanamadığı anlaşılmaktadır."
"Yurt dışı teşkilatı ile ilgili harcama yetkililiği ve gerçekleştirme görevliliğinin mevzuata uygun yürütülmemesi" başlıklı bir diğer bulguya yönelik "Yurt dışı temsilciliklerde harcama yetkilisi olan misyon şeflerinin, ödeneklerini doğrudan kullanma yerine ön ödeme suretiyle kullandığı ancak ön ödemeye ilişkin belgelerin misyonda görevli harcama yetkilisi veya gerçekleştirme görevlisince imzalanması yerine 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na uygun olmayan şekilde merkezde görevli personeller tarafından harcama yetkilisi veya gerçekleştirme görevlisi sıfatıyla ön ödeme belgesinin düzenlenerek harcama talimatı onay belgesinin de imzalamasıyla gerçekleştirildiği görülmüştür" ifadeleri kullanıldı.
"DOĞRUDAN TEMİNLE YAPILAN BAZI İŞLERDE SÖZLEŞME İMZALANMADI"
"Doğrudan temin ile gerçekleştirilen bazı yapım işlerinde sözleşme yapılmaması" konusunda ise "Bakanlığın merkez binasında 2021 yılı içinde doğrudan temin yöntemiyle yaptırılan muhtelif yapım işlerinin bir kısmı belli bir süreyi gerektirdiği halde sözleşme imzalanmadığı görülmüştür. Söz konusu yapım işlerinin yazılı sözleşme yapılmadan doğrudan temin usulüyle yaptırılmasının yasal düzenlemeye uygun olmadığı düşünülmektedir" denildi.
"Doğrudan temin işlemlerinde Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) kaydı yapılmaması" bulgusuna ilişkin; incelenen işlem dosyalarının bazılarında EKAP kaydına ilişkin belgelerin olmadığı belirtildi. Raporda, "Kamu alımlarında saydamlığın arttırılması, kamu kaynaklarının kullanımında kamuoyu denetiminin sağlanması ve bilgilerin zamanında ve sağlıklı şekilde toplanarak ihtiyaç duyulan istatistiklerin üretilmesi amacıyla doğrudan teminlere dair sonuç bilgilerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınması gerekmektedir" ifadeleri kullanıldı.
Raporda yer alan son bulgu "Yurt dışı tedavi giderlerinin ödenmesinde sorunlar yaşanması" hususunda ise yurtdışı temsilciliklerinde çalışan Bakanlık personeli ve aile fertlerinin tedavi giderlerinin ödemesine ilişkin mevzuatın yetersiz kaldığına değinildi. Önceki yıl raporlarında da bulgu konusu yapıldığı belirtilen konuya ilişkin yaşanan sorunlar belirtildi.
