Çalışan İçin Görev Tanımı Hazırlamak Gerekli Mi?

Mavi veya beyaz yaka olsun tüm personeller için görev tanımı oluşturulmalı ve mutlaka oluşturulan görev tanımları yazlı hale getirilmelidir. Personele işe kabul aşamasında yazılı görev tanımı okutulmalı ve imzası alınmalıdır.

Birçok işletmede hazırlamak için hazırlanan veya kanunen hazırlanması gerektiği için görev tanımları hazırlanmakta, bazen de, çeşitli sektörel denetimler şart koştuğu için geçiştirmek babından görev tanımları oluşturulmaktadır.

Oysa ki; görev tanımı bir işin gerektirdiği sorumlulukları, yetkileri, nitelikleri, beklentileri ve hedefleri içeren, net bir metin olmalıdır. Kişi bu metni okuduğu zaman herhangi bir tereddüt yaşamadan yapması ve yapmaması gerekenleri anlamalı, ona göre hareket etmelidir. Tanımlama ile, işin neyi gerektirdiği ve çalışanın neyi yapması gerektiği açıkça ortaya konmalıdır.

İş tanımı, kapsamlı olduğu kadar da kısa, öz ve net olmalıdır. Farklı anlaşılacak, muallak kelimelerden kaçınılmalı. Bu netlikteki bir görev tanımından kişinin performansının belirlenmesi daha kolay olacaktır.

Görev Tanımının İçeriği

Çalışan için oluşturulan görev tanımında; yapacağı işler detaylıca yazılı hale getirilirken; çalıştığı kurumun adı, bağlı olduğu bölümü, kurumdaki görevleri, pozisyonun bağlı olduğu üst yönetici, kendisine varsa bağlı çalışan personeller, görevde olmadığı zamanlarda yerine vekalet edecek pozisyon, bu görevdeki kişinin nitelikleri ile Şirketteki bazı hakları da belirtilir. Bu tanımlama ile yetki ve sorumluluklar net olarak ortaya konur.

Bu pozisyon için ilan verileceği zaman; bu ilan metninin yetkinlikler kısmından yararlanılmalıdır.

Görev tanımı şablonunda muhakkak personelin okuyup, imzalaması ile ilgili bir bölüm olmalı ve iş sözleşmesi ile birlikte görev tanımını da çalışan imzalamalıdır.

Görev Tanımı Hazırlama

Her bölümün yöneticisi, kendi departmanındaki çalışanların görev tanımlarını bizzat hazırlamalı, gereğinde revize etmelidir. Bunu yaparken de, görev analizi kapsamında işi yapan kişiden de yazılı olarak yaptığı işlerin detaylı bilgisini almalıdır.

Örneğin; Muhasebe Müdürü kendisine bağlı çalışan 5 personelin görev tanımlarını hazırlamalı ve tüm görevleri ekibi arasında dağıtarak düzgün bir işgücü, iş yükü dengesi oluşturmalıdır. Çalışmanın sonunda, tüm muhasebesel işlerin sahibi olmalı, sahipsiz ve ortada iş kalmamalıdır. Özellikle de, muhasebe birimi ile diğer bölümlerin işbirliği alanlarındaki görev ve sorumlulukları bizzat analiz edip ekibi arasında dengeli şekilde dağıtmalıdır.

Görev, Yetki ve Sorumlulukları Belirlemenin Fayda ve Zararları

Şirket geneli ve bölümler için oluşturulan Yönetim Şemalarına uygun olarak hazırlanan görev, yetki ve sorumlulukların organizasyonlar açısından faydaları tartışılmaz. Bunlardan bazılarını hatırlatmak isterim. Görev tanımları;

• Kimin neyi yapması ve yapmaması gerektiğini ortaya koyar ve tüm işler çalışanlar arasında paylaşılarak takip edilir.

• Birimler arasındaki işbirliği alanlarını netleştirir ve bu iş kimin işi kargaşasını önler.

• Personelin görevini net anlamasına yardımcı olur, yol gösterir.

• İş görüşmelerinde ilgili personelden beklenilenleri net olarak ortaya koyar.

• Çalışanın performansının ve ücretinin belirlenmesinde yardımcı olur.

Düzgün hazırlanmayan görev tanımları kurum içerisinde kargaşaya, işlerin ortada kalmasına ve "bu iş benim işim değil" çıkışlarına neden olmaktadır. Yazılı görev tanımı içerisinde olmayan bir görevi personelin kabul etmemesi gibi durumların olmaması için görev tanımları detaylı hazırlanmalıdır.

Bunun için kurumun faaliyet alanına, büyüklüğüne ve çalışan profiline uygun görev tanımları hazırlanmalıdır.