Etkili Tahsilat Takibi

Toptan veya perakende satış sistemi ile ürün ve hizmet satışı gerçekleştiren tüm işletmeler için; tahsilatların zamanında ve doğru gerçekleştirilmesi, nakit akışının sağlanması sürdürülebilirlik açısından son derece önemlidir.

Doğru işleyen, hızlı sonuç alınan, etkin ve verimli bir tahsilat sistemi işletmelerin ticari faaliyetlerinin aksamadan devam etmesi açısından son derece önemlidir. Tahsilatların zamanında gerçekleştirilememesi durumunda nakit akışı sıkıntıya girebilir, bu da şirketin faaliyetlerinin aksamasına, ödemelerin zamanında yapılamamasına neden olmaktadır. Bu da ticaretinize zarar verir.

Özellikle enflasyonist ortamlarda satış yaparken zarar etmemek için vadeye çok dikkat edilmeli, zamanında gerçekleştiremediğimiz tahsilattan dolayı üründeki karlılığımızı azaltmamalıyız.

Tahsilatlarını gereği gibi takip etmeyip; nakit akışında sıkıntı yaşayan firmalar gereksiz finansal maliyetlere katlanmaktadır.Bu durum işletmenin finansal yapısını zayıflatmakta, ödeme sıkıntısına sebep olmaktadır.

Çok iyi çalışılan bir müşteri; satış öncesi ve satış esnasındaki iletişimin yetersizliği, yanlışlığı ile zamanında ve ilgili kişi tarafından takip edilmeyen tahsilat vb. durumlardan dolayı kaybedilebiliyor.

Tahsilat Takibimiz Uygun Mu?

Danışmanlık mesleğim süresince karşılaştığım bazı cari hesap takibi ve tahsilat yöntemlerini sizlerle paylaşmak isterim.

1. Ürün veya hizmetin satışı sırasında müşterinizle konuştuğunuz konuların tam olarak anlaşılmasını sağlamalı ve bunu yazılı hale getirmelisiniz. Anlaşılmayan konular daha sonra müşterinizle aranızda problemlere ve tahsilat gecikmelerine neden olmaktadır. Fiyat, indirim oranı, iskonto, ödeme şekli, vade, gecikme faizi vb. konular başlangıç aşamasında net belirlenmelidir.

2. Tahsilatları önceden hatırlatan bir yazılım, görevlendirme yapılmalı ve sistem sürekli kendisini geliştirmelidir. Cari hesaplar manuel değil, ticari paket programları ile takip edilmelidir. Bu sistemi işletmenin sahibi veya görevlendireceği bir kişi takip etmelidir.

3. Sistemden tahsilat raporlarını haftalık düzenli yönetimden görev verilen kişi kontrol etmeli ve tahsilat ekibini eksiklik ve aksaklıklarla ilgili yönlendirmelidir.

4. Tahsilat takipleriniz müşterilerinizi üzmemeli ve müşterinizi kaybetmenize sebep olmamalıdır.

5. Gerçekleştirilen tahsilatların anında hesaplara geçmesi ve ilgili tüm bölümlerin anında bundan haberdar olması gerekir.

6. Nakit ihtiyacınız olduğu zaman müşterilerin üzerine gitmek yerine, rutin tahsilat takibi yapmalısınız.

7. Müşterilerinizi iyi analiz ederek, onlara uygun tahsilat takibi yapmalısınız. Her müşteriye aynı muamele doğru sonuç vermez. Satıcı, müşterisinin ödeme davranışları hakkında öngörüye sahip olmalıdır.

8. Tahsilatın gecikmesinin işletmenin mali yapısına ne kadar etki edeceğini ilgili tüm personele izah etmelisiniz.

9. Müşterileri ödeme ile ilgili, ilk etapta ürünü satan kişinin araması uygun olacaktır. Satıcının karşılıklı taahhüde uygun olarak gerçekleştiremediği tahsilatlarda takip sorumluluğu Muhasebe bölümüne geçecek ve ödemeyi yetkilendirilmiş bir Muhasebe personeli takibe almalıdır.

10. Ödemesi sıkıntıya giren bir alacağınızla ilgili olarak, müşterinize mutlaka alternatif ödeme seçenekleri sunarak, tahsilat gecikmelerini ortadan kaldırmalı ve alacağınızı tahsil etmenin yollarını aramalısınız.

11. Satış yapabilmek için, satış esnasında taviz vermemelisiniz.

12. Vadelerini aşan müşterilerle, düzenli taahhütlerini yerine getiren müşteriyi aynı kefeye koymadan çözüm üretmelisiniz.

13. Düzenli aralıklarla müşterinizin cari hesap ekstrelerini müşteriniz ile paylaşarak mutabakat sağlamalı ve bunun üzerinden tahsilatlar hızlandırılmalıdır.

14. Hukuk departmanının devreye girebilmesi için de gerekli alt yapı hazırlanmalı ve yönetimin kararı ile gerekli durumlarda hukuksal sürece girilmelidir.

Tahsilatınızı zamanında yapabilmek için mutlaka bir ticari paket programınız olmalı, bu işi yönetecek ve sistemin işleyişini kontrol edecek görevlendirme yapmamışsanız; süreç akim kalacak ve ticari hayatınız bundan zarar görecektir.

Tahsilat süreciniz olmalı ve bu süreci sürekli iyileştirmelerle güçlendirmelisiniz.