İş Hayatında Değişimin Önündeki Engelleri Kaldırmak

İşletmeler kuruldukları andan itibaren kullandıkları bazı yöntemleri değiştirme girişiminde bulunabilir ve değiştirebilirler.

Klasik tabiri ile formülün sonucunun değişebilmesi için bileşenlerden en az birisinin değişmesi gerekmektedir. Değişim kolay olmasa da, hayatımızın bir çok alanında yaşanabilmektedir. İnsan olarak davranışlarımızda, toplumsal yaşantımızda, iş hayatımızda, alış verişimizde, eğitim sisteminde ve daha birçok alanda değişimi yaşayabilmekteyiz.

Değişebilmek için; farkındalık, istekli ve çaba bileşenlerinin bir araya gelmesi gerekmektedir. Sağlıklı yaşam için sigarayı bırakmanın gerekliliğini anlamak yeterli olmamakta, istekli olmak ve çaba harcamak gerekmektedir. Bu formülde bir bileşenin eksikliği değişimin önünü tıkamaktadır.

Danışman olarak onlarca firma sahibi ile çeşitli çalışmalar yürüttüm. Bir çok patron yaptığı çalışmalara aşık ve en doğrusunu yaptığını düşündüğü için onları değişim sürecine sokmak, kendilerini ve iş yapış şekillerinin bir kısmını değiştirmek oldukça zor oldu. Zira yaptığının doğru olduğunu ve değiştirmeye gerek olmadığını düşünen insanla değişim sürecini yönetmek oldukça zor olmaktadır.

İşletmelerde Değişime Neden Gerek Duyulur?

Herhangi bir süreçte problem yaşanması durumunda veya daha iyi, daha sağlıklı ve daha etkin sonuçlara ulaşmak için değişim bir fırsat olarak görülür.

Maliyetleri azaltmak, karlılığı artırmak, çalışma ortamını düzeltmek, elektronik gelişmelere ayak uydurmak, müşterilerin dikkatini çekmek, sorunları gidermek vb. amaçlarla değişime gidilebilir.

İşletmenizde haftalık çalışma saatlerini Pazartesi-Cumartesi olarak 45 saate tamamladığınızı düşünün. Çalışanların beklentileri ve personel ihtiyacınızı gidermekte sıkıntı yaşamanız sizi bu alanda değişime zorlayabilir. Bu konu masaya yatırılır, analiz edilir ve sonunda mevcut uygulama tarafların ortak aklı ile değiştirilebilir.

İşletmelerde Değişimin Önündeki Engeller

Korkular: Gerek firma sahipleri, gerekse de çalışanlar, alıştıkları sistemlerin ve kalıpların dışına çıkarmak zordur. İçinde bulunulan ortamdan daha iyi bir ortam ve imkanlar sunulsa da, çoğu zaman korkular değişime karşı çıkma sebebi olur.

Şirket yemekhanesinde yenen öğlen yemeğinin, dışarıda yenmesi konusunda alınan karar personelin lehine olsa da, çoğu zaman "acaba" sorusundan dolayı ilk etapta itiraz ve tepki ile karşılanabilmektedir. İnsanlar genelde risk almak istemez ve mevcut duruma katlanabilirler.

Tembellik: Aslında birçok insan ne yapması ve yapmaması gerektiğini bilir fakat bunu değiştirecek cesaret ve enerjiyi kendisinde bulamayabilirler.

Alışkanlıklar: Alışkanlıklar insanları otomatik bir pilot gibi yönetmektedir.

30 yıl önce kurulan bir işletme, satış ve müşteri ilişkileri sürecini kuruluş anındaki yöntemlerle yürütmeye kalkınca rakiplerinin gerisine düşme ihtimali fazladır. Bu süreçte değişime gidip, süreci güncellemesi ve rekabette öne geçmesi bir zorunluluktur.

Bilgisizlik: İşletme yönetimi değişime geçebilmesi için ilgili konuda bilgi sahibi olması gerekmektedir. Örneğin 90'lı yıllarda ülkemize bilgisayarı getiren kişi; yurt dışında bilgisayar kullanmayı öğrenen bir Başbakan'dır. Bildiği bir şeyi getirip, bu alanda birçok değişikliğe gitmiş, daktilo vb. birçok şeyi değiştirerek bilgisayarı bu alanlara ikame etmiştir.

Bilgi ve tecrübe eksiğimizi giderebileceği için, dış destek alarak değişimi başlatma seçeneği de değerlendirilmelidir.

Hedefsizlik: Değişimin neyi başarmayı hedeflediğini belirlemek önemlidir. Hedefler, ölçülebilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Bu, değişim sürecinin yönünü belirlemenize ve ilerlemeyi takip etmenize yardımcı olur.

Değişime Karşı Olanlar Grubu: Birçok işletmede yapılacak değişikliklere "istemezük" tavrı ile karşı çıkan çalışanlar ve patronlar olacaktır. Bunları eğitim ve toplantılarla ikna etmek ve değişimin yanında hareket etmelerini sağlamak gerekir. Patronlara rağmen değişim neredeyse imkansız olacaktır.

İşletme Körlüğü: Değişim talebi nereden ve kimden gelirse gelsin mutlaka dikkate alın, süreç iyileştirme ekibi ile birlikte analiz edin ve daha iyiye ulaşmak için bir fırsat olarak mutlaka değerlendirin. Böylece işletme körlüğünün de önüne geçmiş olursunuz.

Değişimin nasıl gerçekleştirileceğini, değişim sonrasında neler elde edileceğini detaylandıran bir plan oluşturmadan değişim sürecini başlatmayın. Birçok işletmede gördüğümüz eksiklik bu. Plan yok, gerekli kaynakları oluşturulmamış, yeterli zaman ayrılmadan çalışmalara başlanıyor ve iş yarıda kalıyor.

Örneğin işletme manuel yürüttüğü tüm iş süreçleri için bir ERP programı almaya karar veriyor ve programı satın alıyor. Programı kullanacak insan kaynağı temin edilmemesi ve yeterince zaman ayrılmamasından dolayı düşünülen değişim olmuyor ve hatta süreçlerde daha da verimsiz kulvarlara giriliyor.

Geçmişin dev işletmeleri değişimi gerçekleştiremedikleri için piyasadan çekilmek zorunda kaldılar.

Önerilerim

• İşletmenizin mevcut durum analizini yaptıktan sonra; düşündüğünüz ideal yapıya göre değişim planlarını yapıp, ortak akıl ile değişimi gerçekleştirmeniz ve bunu sürekli hale getirmeniz sürdürülebilirlik açısından bir zorunluluktur.

• Değişime topyekün başlamak yerine küçük adımlarla başlamak daha akıllıca olacaktır. Çok büyük sermaye ve insan kaynağına sahip olunsa bile; sektörün en kurumsal ve en büyük firması olma imkanı hemen bulunamayabilir. Yavaş yavaş yol almakta fayda var.

• Dış destek alarak değişim sürecini yürütmek faydalı ve verimli olacaktır.

• Değişim sürecini başarıyla tamamlayan işletmeleri takip edip, deneyimlerinden yararlanmanızda fayda var.

• Personelinizin fikirlerini birebir görüşmeler, anketler vb. ile mutlaka alarak değişimi yönetmelisiniz.