İşleri Zamanında Yapmak: Acele Etmemek

Günümüzde yaptığımız işlere göre farklılık gösterse de yaşam hızlı bir tempoda devam etmekte, insanlar da sürekli olarak bir şeylere yetişmek için koşuşturmaktadır. İşi söz verilen zamanda teslim etmek, trafikte bir yerlere yetişmek, AVM kapanmadan doğum günü hediyesini almak vb. durumlar çoğumuzun birçok kez karşılaştığı zaman baskılarındandır.

Bazı insanlar gerek özel yaşantısında gerekse de iş hayatında zamanla kavgalıdır ve sürekli olarak acele ile işlerini yürütmeye çalışırlar. Sabırsız davranırlar, plan yapmayı sevmezler, acil durumlarda aşırı strese girerler ve anlamsız tepkiler verirler, zamanı gereksiz yere tüketirler ve sonunda da işleri çok kısa bir zaman dilimine sığdırmaya çalışırlar. Bu durum da işin kalitesine olumsuz olarak yansımaktadır.

Acele Etmemek İçin Ne Yapılmalı

Plan Yapın: Günlük işlerinizi listeleyerek öncelik sırasına koymak, günün sonunda neleri başardığınızı görmenizi sağlar. Günün başında bu listeyi oluşturmak, günün daha verimli geçmesine yardımcı olur. İşleri son saatler yerine, uygun zaman dilimlerine bölüp, her bir işi kendi saatinde bitirmeye çalışmalısınız.

İşleri öncelik sırasına koyup, güne öyle devam etmelisiniz. Bilgisayar, ajanda, cep telefonu vb. ortamlarda iş planı yapmadan güne ve haftaya başlamamalısınız.

Plan yapmadan acele ile yapılan işler genelde kalitesiz ve hatalı sonuca ulaşacak, daha uzun zamanda sonuçlanacaktır.

Bir lokanta işlettiğinizi düşünün. Bir önceki günden hazırlık yapmadığınız, gerekli satın almaları yapmadığınız, stokları kontrol etmediğiniz ve ekibin çalışma düzenini yoğunluğa göre ayarlamadığınız zaman müşterilere hizmette sıkıntı yaşama ve eksik sunum yapma ihtimaliniz yüksek olacaktır. Mutfaktaki çalışana "bulaşıkları yıkayınca ne yapacaksınız" diye soru yöneltilince "bilmiyorum. Şefim başka bir iş verecek" cevabı almamalıyız.

Toplantı Yapın: İşleri ekip haline yapmak gerekiyorsa mutlaka toplantı yapılmalı ve çalışmanın detayları burada planlanmalıdır. İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce toplantı yapmak faydalı olacaktır.

Etkin İletişim Sistemi Kurgulayın: Çalışanlar arasında düzenli iletişim, işlerin sorunsuz yürütülmesi açısından kritik öneme sahiptir. Belirli aralıklarla yapılacak kontrol toplantıları, potansiyel sorunları erken tespit etmenize yardımcı olabilir.

İş hayatında birçok yöneticinin ekip üyeleri ile veya çalışanların birbirleri ile küs olduğuna şahit olmaktayız. Bu ortamda etkin ve verimli bir zaman yönetiminden bahsedemeyiz. Birçok konuya sıkıntı yaşanınca vakıf olunmakta, kalan zaman da işlerin düzeltilmesine ayrılmaktadır.

Stresi Azaltın: İşler planlanıp, zamanında yapılırsa gereksiz stres oluşmayacak, işler daha rahat yürütülecektir. Stressiz yürütülen işlerde sonuç almak daha kolay olacaktır.

Bir gün sonra ihracat yüklemesi var, hazırlanacak 100 koli ürünle ilgili hiçbir hazırlık yapılmamışsa, acele ile ürünler hazırlanır ve müşteriye gönderilirse eksikli/aksaklık olması muhtemeldir. Kargaşa, kaos, patron veya müdür baskısı ile zamanın verimli kullanılması, hata yapmamak neredeyse mümkün olmayacaktır. Bu aksaklıklar da bazen müşteriyi kaybetmeye kadar gidebilecek boyutta olabilmektedir.

Şablonlar Kullanın: İşleri kolaylaştırmak için herkesin anlayabileceği iş akış şemaları, formlar, yazılımlar kullanmanız zamanı etkin yönetmeye yardımcı olacaktır.

Güven Kazanmaya Odaklanın: İşlerin zamanında yapılması, profesyonel bir güvenilirlik ve itibar oluşturur. İş arkadaşlarınız, müşterileriniz ve işverenleriniz, zamanında teslim edilen ve kaliteli sonuçlar sağlayan bir çalışanın güvenilir olduğuna inanır.

Bir perakende satış mağazasının yöneticisi olduğunuzu düşünün. Haftanın 7 günü ekibinizle birlikte mesai yapmaktasınız. Her günü iş yoğunluğuna göre ayrı ayrı planlamadığınız, gün içerisinde zamanı yönetmediğiniz, kendinizi ve ekibinizi dinlendirmediğiniz, zamanında işe başlayıp işi zamanında bitirmediğiniz durumda işler birbirine karışacak ve acele ile yaptığınız birçok hareketiniz verimliliği ve karlılığı olumsuz etkileyecektir. Mağaza çalışanları motivasyonu düşük ve yorgun çalışacak, müşteri memnuniyeti azalacaktır. Oysa; sabah, öğlen, akşam ne yapacağınızı planlasanız, ona göre organize etmesin ve bugünün işini yarına bırakmadan günü kapatsanız birçok problemi oluşmadan yok etmiş olursunuz.

İşleri zamanında yapmak ve aceleci bir yaklaşımı önlemek, sadece iş hayatında değil, kişisel yaşamda da büyük avantajlar sağlar. Planlı ve düzenli bir yaklaşım, işlerin kalitesini artırır, stresi azaltır, iki ayağımızı bir pabuca sokmadan işleri yürütmeyi sağlar, kişi ve kurumların güvenilirliğini artırır. Bu stratejileri uygulayarak, verimlilik artar, çalışan motivasyonu yükselir ve yaşam kalitesi iyileşir.

Çeşitli sektörlerde marka isimlerin hayatlarını incelediğimiz zaman; bireysel ve iş yaşamlarında her şeyin planlı olduğunu ve zamanın etkin kullanıldığını görmekteyiz.