İşletme İçerisinde Kullanılan Formların Hazırlanması

Her şeyden önce yatırım yapmalı ve mümkün olan tüm işleyiş bir yazılım üzerinden yürütülmelidir. Bunun mümkün olmadığı alanlarda da belirli işlerde formlar, tablolar, listeler tasarlanarak kullanılarak işletme içerisindeki işleyiş standart hale getirilmeli ve kolaylaştırılmalıdır.

İlk defasında ve her defasında aynı sonucu alabilmek, doğru ve hızlı veri elde edip karar verme mekanizmalarını güçlendirmek isteyen işletmeler; formların kullanıldığı bölümün yöneticisine taslak olarak formları hazırlatmalı ve ilgili diğer bölümlerin yöneticileri ile istişare edildikten sonra netleştirilip, uygulamaya koyması sürdürülebilirlik açısından son derece önemlidir.

İzin Formu, İş Başvuru Formu, Zimmet Formu, Demirbaş Formu, Avans Talep Formu, Fazla Mesai Formu, Malzeme Talep Formu, Oryantasyon Formu, Toplantı Tutanağı Formu vb. formlar işletmelerde sözel olarak yapılan bilgi toplama vb. işlemlerin yazılı hale getirilmesi, kaydedilmesi ve tekrar kullanılmasını sağlayacaktır.

Bazen kağıt, bazen karton veya defter kullanılarak formlar oluşturulabilir. Bu formlarda istenen bilgiler bir araya getirip yönetimin bilgisine, onayına sunulur ve şirket bilgi havuzuna ilave edilir, gerekli olması durumunda da bu formlardan yararlanılır.

Perakende mağazacılık yapan bir butik işleticisini düşünelim. Butik sahibi, mağaza yöneticisine günlük, haftalık ve aylık yapacağı kontrolleri sözel olarak izah edebilir. Sözel verilen görevlerin bir kısmı ilerleyen zaman dilimlerinde unutulacak veya farklılaşabilecektir. Oysaki, hazırlanan bir kontrol listesinde günlük, haftalık ve aylık yapılacak kontroller listelense ve yönetici istenen kontrolleri bu liste üzerinden kontrol etse; ilk defasında ve her defasında aksatmadan gerekli kontrolleri yapabilecektir. Bu uygulama ile hem görev tanımı hakkıyla yürütülecek, zamandan tasarruf sağlanacak, daha az efor sarf edilecek, işin de kaliteli sonuçlanması sağlanacaktır.

Formları hazırlarken; anlaşılır, kolay doldurulabilen, gereksiz bilgi içermeyen, görünüşü estetik vb. konulara dikkat edilmelidir.

Hazırlanan ve kullanılan formlar zaman zaman irdelenip, uygulamaya göre revize edilmelidir.

Formaların Faydaları

1. Veri Toplama ve Düzenleme: Formlar, işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgileri sistematik bir şekilde toplamasını sağlar. Bu, verilerin doğru, eksiksiz ve tutarlı olmasını garanti eder. Örneğin, fuarda standınızı ziyaret edenlerin bilgilerinin alınması ve potansiyel müşteri olarak takip edilmesini sağlayan ziyaretçi bilgi formlar bilgi toplama amacıyla faydalı olacaktır.

2. İş Süreçlerinin Standartlaştırılması: Formlar, belirli iş süreçlerinin standartlaştırılmasına yardımcı olur. Bu, tüm çalışanların belirli bir süreci aynı şekilde izlemesini sağlar ve bu da hataların azaltılmasına yardımcı olur. Örneğin; tüm personeli izin alma konusunda standart hareket etmeye alıştıracaksanız mutlaka izin formu düzenlemelisiniz.

3. Verimlilik Artışı: Standart formlar, iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır. Çalışanlar, belirli bilgileri tekrar tekrar girmek zorunda kalmazlar ve bu da zaman tasarrufu sağlar.

4. İzlenebilirlik ve Hesap Verebilirlik: Formlar, işlemlerin izlenebilirliğini sağlar. Bu, belirli bir işlemin ne zaman, kim tarafından ve nasıl yapıldığının kaydını tutar. Bu da hesap verebilirlik sağlar ve olası sorunların kaynağının hızlı bir şekilde bulunmasına yardımcı olur.

5. İletişim ve Koordinasyonun İyileştirilmesi: Formlar, departmanlar arası iletişim ve koordinasyonu iyileştirir. Örneğin, bir satış formu, satış departmanı ile muhasebe departmanı arasında net ve doğru bilgi akışını sağlar.

6. Kalite Kontrol ve Sürekli İyileştirme: Formlar, kalite kontrol süreçlerini destekler. Örneğin, bir kalite kontrol formu, üretim sürecinde meydana gelen hataların belirlenmesine ve bu hataların tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınmasına yardımcı olur. Aynı zamanda, formlar sürekli iyileştirme süreçlerini destekler.

7. Yasal ve Düzenleyici Uyum: Birçok sektör, belirli yasal ve düzenleyici gereksinimlere uymak zorundadır. Formlar, bu gereksinimlerin karşılanmasını ve belgelenmesini sağlar. Bu, işletmenin yasal uyumluluğunu garanti eder ve olası cezalardan kaçınmasına yardımcı olur. Örneğin, ürettiğiniz ürünleri mevzuata uygun ihraç edebilmek için hazırlayacağınız veya resmi kurumların hazırladığı formlar faydalı olacaktır.

İşletmelerde doğru ve etkili form hazırlama ve kullanma işletmenin genel verimliliğini, etkinliğini ve rekabet gücünü artırmada destek olurken, iş süreçlerinin daha düzenli ve kontrol edilebilir olmasını sağlayacaktır. Tabi ki bu formların elektronik ortamda hazırlanıp uygulanmasının faydası daha büyük olacaktır.