İşletmelerde İç Kontrol Sistemleri

İşletmelerde iç kontrol sistemleri, faaliyetlerin etkin, verimli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesini sağlamak, başta finansal raporlama olmak üzere tüm raporlamada doğruluğu sağlamak ve işletmenin varlıklarını korumak amaçlarına yönelik olarak oluşturulmaktadır. Bu sistemlerin iyi bir şekilde kurulması ve düzenli olarak denetlenmesi, işletmenin sürdürülebilirliği ve başarıya ulaşması için kritik önem taşır.

"Bilmediğinizi ölçemezsiniz, ölçmediğinizi yönetemezsiniz" düsturundan hareketle iyi işleyen, yönetime veriler sunan bir iç denetim sistemi kurmak işletmelerin geleceği için önem arz etmektedir.

İyi Bir Kontrol Sistemi Neler Sağlar?

İç kontrol sistemleri ile yönetici olumlu bir çalışma ortamı oluşturabilir. Böylece işletmede; oluşturulan hedeflere ve değerlere uygun davranış tarzı geliştirilir, eksik olan uygulamalar ortadan kalkar, verimsiz ve disiplinsiz alanlar belirlenip giderilir, çalışanların eksik görülen eğitim ve gelişimleri de tamamlanmış olur.

Kritik ve riskli alanlar yönetim tarafından belirlenmiş ve iç denetim sistemi ile sürekli olarak kontrol altında tutulmuş olacaktır. Yönetici, süreçlerine uygun olarak kurguladığı kontrol sistemi ile riski azaltacaktır.

İç kontrol sistemlerinde yönetimin amacı çalışanların hata ve eksiklerini bulmak olmamalıdır. Hata ve eksiklerin kök nedenlerine inip, nedenlerini ortadan kaldırmak olmalıdır. Bunu da işi bilen personeller yapmalıdır. İşletmenin sadece mali işleyişi değil, tüm faaliyet alanları kontrol sistemine tabi tutulmalı, hiçbir alan kapsam dışı bırakılmamalıdır.

Özetle sorunların ne olduğunu bilmek ve kaynaklarını tespit etmek çözüm konusunda inanılmaz destek olacaktır. Bunun için iç denetimlerle sorunları düzgün ortaya koymak gerekir.

Örneğin iç denetimler neticesinde yılın ilk 4 aylık periyodunda uygulanan prim sisteminin satışların artışına pozitif yönde katkısı olmadığı tespit edilmiştir. Bunun nedeni olarak ta; satış ekibinin primi paylaşma oranlarının dengesizliği gösterilmiştir. Denetim bulguları doğrultusunda bu oranlar ve prim sistemi değiştirilir ve uygulama tekrardan denetme tabi tutularak sürecin işletmeye katma değer üretmesi sağlanır.

İç Kontrol Sistemlerinin Yapısı

İç kontrol sistemleri, firmanın faaliyet alanı, büyüklüğü, personel yapısı ve sektörüne göre şekillenmektedir. Bazı işletmeler, fiziki kontrollere daha fazla önem vermekte, sistem denetimlerini ikinci plana almaktadır. Gün boyu faaliyetleri ve personeli dolaşıp denetleyen görevliler, kamera sistemleri vb. üzerine kurulu denetimler yürütülmektedir.

Bu tür bir denetim sisteminden ziyade; yürütülen işlemlerde denetim yetkileri belirleme ve bu yetkiye göre sistemden kontroller yapıp işleyişi bilgisayar üzerinden takip edip, varsa aksaklıklarda yerinde denetim yapmak daha faydalı olacaktır. Örneğin; stok kontrolü depoda gidip yerinde denetlemeden ziyade sistemden stok hareketlerine bakmak, bunu evraklarla karşılaştırarak sürekli uygulamak daha doğru sonuç verecektir.

Bunun için bir işletmede iç kontrol sistemi kurgulanmadan önce; işletmenin yönetim organizasyon yapısı iyi kurgulanmalı, görev tanımları net olarak belirlenip yazılı hale getirilmeli, yetki ve sorumluluklar ortaya konmalı, süreçler analiz edilip performans kriterleri belirlenmelidir.

Denetlenecek Alanlar

Faaliyet alanı ne olursa olsun, hiçbir kısıt koymadan işletmenin tüm alanları, çalışanları ve sistemleri belirlenen kişiler tarafından oluşturulan takvime göre rutin veya ani planlamayla denetlenmelidir.

• Mali İşleyiş Denetimleri: Şirketin mali kayıtlarının doğruluğu sistemden denetlenmeli ve risk analizi de yaparak güvenilir bir sistemin olup olmadığı irdelenmelidir. Denetimde şirketin kuralları ve mevzuat hükümleri dikkate alınacaktır.

Bu alanda işletmenin yürüttüğü vergi, sgk vb. uygulamalar iç ve dış denetime tabi tutularak yasalara uygun olup olmadığını test etmek faydalı olacaktır. Firmanın mali müşaviri, profesyonel insan kaynakları departmanı olsa da bu alanları denetlemek fayda sağlayacaktır.

Örneğin tedarikçilerden gelen bir faturanın nasıl kontrol edildiği, sipariş ile nasıl ilişkilendirildiği, içeriğinin doğru olup olmadığı, mutabakatın nasıl yapıldığı gibisürekli olarak denetlenmeli ve varsa aksaklıklar giderilerek sürece devam edilmelidir.

• Faaliyet Denetimi: Firmanın faaliyet alanına göre; üretim, hizmet, satınalma, tasarım, insan kaynakları, muhasebe ve finans, İSG, lojistik ve satış çalışmaları etkinlik ve verimlilik açısından denetlenir. Yürütülen faaliyetlerin mevzuata, standartlara ve işletme prosedürlerine uygunluğu denetlenir.

• Varlık Denetimleri: Sahip olunan makine, demirbaş, stoklar, nakit varlıklar vb. mevcut durumları denetlenmelidir. Bu tür denetimler genellikle ya genel sayımlarla veya örneklem usulü sayımlarla gerçekleştirilir. Bu yapılmadığı zaman sahip olunan varlıklar kaybolabiliyor, yer değiştirebiliyor veya atıl olarak bir köşede unutulabiliyor.

• Bilgi İşlem Denetimleri: İşletmede üretilen bilginin yedeklenmesi ve bu sistemin güvenilirliği denetlenmelidir. En önemli konulardan birisi veri güvenliği ve zaman zaman gözden geçirilmesidir.

İç Denetimde Görev Paylaşımı

İç denetimin amacına ulaşabilmesi için; kurum içerisinden veya dışından denetimde görev yapacak kişilerin ve ekiplerin yönetim tarafından iyi belirlenmesi ve görev tanımlarının yapılıp, tüm ekiplere duyurulması gerekir.

Denetim çalışmalarına başlanmadan önce kontrol sürecinin yazılı hale getirilmesi ve belirli periyotlarla gözden geçirilip, gerekirse revize edilmesi sürecin sürdürülebilirliği açısından önemlidir.

Şirket yönetimleri denetim sistemini kurup, ekipleri veya denetçileri seçmek ve onların denetim raporlarına göre gerekenleri yerine getirmekle yükümlüdür.

İşletmenin büyüklüğüne göre iç denetim ekibi kurulur veya tek kişilik denetçi ile çalışmalar yürütülür. Denetim yapacak kişi/kişiler bu konuda yetkin, eğitimli ve bağımsız olması çok önemlidir.

Şirket çalışanlarından veya dış destek alarak tüm faaliyetlerin denetlenmesi için; mali müşavir, danışman, deneyimli bölüm yöneticileri ve varsa işletmenin bilgi işlem yöneticisinden kurulu bir ekiple iç denetim çalışmaları yürütülür ve sonuçlar yönetim kuruluna rapor edilir.

Geniş faaliyet alanları ve çok fazla çalışanın bulunduğu işletmelerde İç Denetim bölümü de kurulabilmektedir.

Çok sayıda mağazası ve personeli bulunan bir ticari işletmeyi düşünelim. Tüm faaliyet alanlarını ve mağaza işleyişini denetlemek üzere işi sadece mağaza denetimi olan bir ekip kurmalı ve denetimleri bu birim yürütmelidir.

Tecrübe edindiğim kadarı ile birçok işletme bir şekilde yürüttüğü faaliyetleri, kurduğu sistemleri, atadığı görevlileri uygulamada kontrol etmektedir. Burada önemli olan konu bunun sürekli yapılması ve tüm faaliyet alanlarını kapsayacak şekilde sürdürülmesidir. Bu şeklideki bir iç denetim, işletmenin gelişiminde ve sürdürülebilirliğinde kritik bir rol oynayacaktır. Yapılan kontrolleri bir problem tespit aracı olarak kullanan ve bu sorunları üzerine gidemeyen işletmeler iç denetimlerden istediğini alamamaktadır. Bunun olmaması için, bir yönetim aracı olarak iç kontrol sisteminin düzenli ve sürekli işletilmesi gerekmektedir.