İşletmelerde Özlük Hakları ve Özlük Dosyaları

Çalışanın, işe başladıktan sonra işverenle olan ilişkilerinde sahip olduğu haklara özlük hakları denilmektedir.

Çalışanın işbaşı yapmasıyla başlayan ve iş akdinin sonlanması ile nihayetlenen bu haklar; işbaşı saatleri, fazla mesai, disiplin uygulamaları, ücret, yıllık ve günlük izinler, resmi tatiller vb. alanlardaki mevzuatlardaki tüm hakları kapsamaktadır.

İşveren ve işçi yasalarda belirlenen bu özlük haklarına uygun davranmak durumundadır. Her iki taraf bu hakları gereği gibi bilmek ve uygulamak zorundadır.

Her ülkede olduğu gibi ülkemizde de; işçi-işveren arasındaki dengeyi korumaya ve oluşabilecek haksızlıkları ortadan kaldırmaya yönelik özlük hakları paketi oluşturulmaya ve yasalarla güvence altına alınmaya çalışılmaktadır.

Örneğin ülkemizde asgari ücret uygulamasının olmadığını düşünürsek; ne büyük kaosların oluşabileceğini anlamak zor olmasa gerek. Miktarını yeterli bulmasak da; bu hak son derece gereklidir.

Çalışan, bu haklarını zaman aşımı koşulunu dikkate kullanabilir. Haklarını zamanında kullanmayan çalışan, hak kaybına da uğrayabileceği için mevzuatı çok iyi bilmelidir.

Özlük Haklarının Pratik Uygulanmasını İçeren Talimatlar Oluşturmak Gerekir

Personelin iş görüşmelerinin yapılması, işe başlatılması, oryantasyon eğitiminin planlanıp yapılması, görev tanımı ve iş sözleşmesinin düzenlenmesi, ücretinin ve ödeme şeklinin belirlenmesi, günlük çalışma süresi ve mesai sürelerinin belirlenmesi, izinlerin düzenlenmesi, emeklilik, ölüm, istifa vb. yollarla işten çıkış işlemlerinin belirlenmesi, disiplin uygulamaları konuları ve daha fazlasını içeren yasal konuların, bir uygulama talimatı içerisinde toplu olarak yazılı hale getirilmesi ve sürekli olarak güncellenmesi uygulamada pratiklik getirecektir.

İş hayatına dair birçok konuyu kapsayan bu talimata bakarak işçinin tüm özlük hakları yönetilebilmektedir. Örneğin; 4 yıllık kıdeme sahip bir personelin; yıllık izin süresi, kıdem ve ihbarı, resmi ve dini bayramlarda nasıl hareket edeceği, hastalanınca izleyeceği yol vb. tüm hakları ana hatları ile bu tür dokümanlarla düzenlenir ve personele de okutulup, imzası alınır ve uygulamaya konursa pratiklik sağlar. Bu tür talimatlar yönetimin ve çalışanın işlerini de kolaylaştırmış olur. İşçi ve işveren çalışma mevzuatına ilişkin haklarını da bu belgelerden öğrenmiş olurlar.

Özlük Dosyası

İşletmeler, iş kanununa göre çalıştırdıkları tüm personeller için ayrı ayrı özlük dosyası tutmak, çalıştığı süre boyunca güncel bulundurmak ve resmi yetkililer dışında hiç kimsenin görmeyeceği ortamlarda muhafaza etmek zorundadır. Özlük dosyasının mevzuata uygun hazırlanmasından işveren veya görevlendireceği kişi sorumludur. Buna aykırı davranmak idari para cezasını gerektirmektedir.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

a. İşe Başlarken Personelden Alınan Evraklar (özgeçmiş, SGK giriş bildirgesi, diploma fotokopisi, nüfus kayıt örneği, yerleşim yeri belgesi, fotoğraf, adli sicil kaydı görüldükten sonra iade edilecek, iş sözleşmesi, sağlık raporu, kimlik fotokopileri, askerlik belgesi, evlilik cüzdanı, kan grubu kartı vb.)

b. İşletme İçerisinde Oluşturulan Belgeler (izin formları, eğitim sertifikaları, isg belgeleri, disiplin cezaları, bordrolar, atama ve görev yeri değişiklik yazıları, zimmet formları, performans değerlendirme raporları, avans ve borç belgeleri vb.)

c. Dışarıdan Gelen Evraklar (cezalar, maaş haciz yazıları, kaza tutanakları, adli bildirimler vb.)

d. Özel Statüde Çalışan Personelin Evrakları (engelli personel rapor ve evrakları, yabancı uyruklu personel evrakları, 18 yaşından küçük çalışanların belgeleri,

e. Personel Çıkış Evrakları (istifa dilekçesi, ibraname, SGK çıkış belgesi, varsa bildirimler, kıdem ve ihbar tazminatı ödeme belgeleri vb.)

Bazen zorunlu olmasa da faydalı bir kısın bilgileri de personelden almak ve dosyasında bulundurmak gerekir. Kan ihtiyacı olduğu zaman, hangi personelden kan alınabileceğini bilmeyen birçok işletme ile karşılaştım. Kan aranması durumunda; 5 dakika içerisinde ilgili kan grubuna sahip personelini hastaneye yönlendirebilen işletmeler de oldukça fazla.

Hazırlanan dosya, 5 yıl süre ile işletmede güvenli bir ortamda saklanırken, içerisindeki SGK evrakları 10 yıl süre ile muhafaza edilmek zorundadır. İşçi sağlığı ile ilgili evrakları da işveren 15 yıl boyunca saklamak zorundadır. İşveren veya vekili, personelden dosyada bulunması gereken evrakları ister ve muhafaza eder.

Özlük dosyalarının bir kısım belgeleri elektronik ortamda takip edilebilirken, birçok doküman da klasörlerde muhafaza edilmektedir.

Ülkemizde birçok işletmede, özel çalışma şartlarına sahip olması gereken personellerin bu şartlar sağlanmadan da çalıştırıldığını çoğu zaman görmekteyiz. Örneğin; güvenlik elemanı olabilmek için gerekli şartların sağlanması ve izinlerin alınması gerekirken; birçok işletme güvenlik görevlisi elbisesi giydirdiği personellerini gece ve gündüz güvenlik noktalarında çalıştırdıklarını görmekteyiz.

Örneğin ticari araç kullanacak şoför için sürücü belgesinin yanında; psiko teknik belgesi, src belgesi de dosyaya eklenmeli ve bu kişi bu belgeler olmadan asla ticari araçla trafiğe çıkmamalıdır. Peki uygulamada böyle mi?

Özetle; forklift operatörü, kaynakçı, aşçı, muhasebe elemanı, şoför, emekli çalışan, engelli kadrosunda çalışan vb. çalışanların özlük dosyaları birbirinde farklı evraklar içermeli ve ona göre eksiksiz düzenlenmelidir.

Hem işveren, hem de çalışanlar; özlük haklarına ve özlük dosyalarına gereken önemi vermemekte, birçok işletmede gelişi güzel hazırlanan, eksik dosyalar ile yanlış uygulanan özlük hakları ile karşılaşmaktayız. Bunu ortadan kaldırmak için; deneyimli insan kaynakları yöneticileri ile çalışmak, dış destek almak işçi ve işveren açısından faydalı olacaktır.