İşletmelerde Problem Çözme ve Karar Verme Yöntemleri

Hiçbir insan mükemmel değildir ve bu nedenle insanın olduğu her yerde eksiklikler, aksaklıklar ve problemler olacaktır. İşletmelerde yönetimin ve yöneticilerin en önemli görevlerinden birisi de, bu problemleri etkin bir şekilde çözmektir. Planlama, satın alma, satış, pazarlama, muhasebe gibi tüm süreçlerde zaman zaman problemler yaşanabilir. Önemli olan, işletme içerisinde meydana gelen problemleri çözmek için işletmenin kendi organizasyon yapısına uygun yöntemler geliştirmesi ve problemleri ertelemeden kalıcı çözümler bulmasıdır.

30 yıllık iş hayatımda gözlemlediğim kadarıyla, her organizasyon kendi yapısına uygun problem çözme yöntemleri uyguladığında daha başarılı sonuçlar elde etmektedir. Problem çözme sürecinde şeffaflık ve etkin iletişim oldukça önemlidir. İşletme içerisinde yaşanan problemlerin gizlenmemesi ve "kol kırılır yen içinde kalır" mantığından uzak durulması gerekir. Her olayın şeffaf bir şekilde yönetimin bilgisine sunulması, problemlerin hızlı ve etkili bir şekilde çözülmesine yardımcı olur.

PUKO Yöntemi

Problem çözme sürecinde benim yıllar boyu en fazla uyguladığım ve önerdiğim yöntem PUKO (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al) yöntemidir. Bu yöntem, çeşitli sektörlerde danışmanlık yaparken uyguladığım ve olumlu sonuçlar aldığım bir yöntemdir.

1. Planla: Problemi doğru bir şekilde tespit edin. Mevcut aksaklıkları dikkate alarak, ilgili çalışanlar ve yönetimin birlikte yapacağı beyin fırtınaları ile doğru süreci ortaya koyun. Alternatif çözümleri gözden geçirin ve en uygun çözümü belirleyin. Acele karar vermeyin ve farklı fikirleri değerlendirin.

2. Uygula: Kurguladığınız ve yazılı hale getirdiğiniz yeni süreci ilgililere eğitimlerle anlatın ve uygulamaya koyun.

3. Kontrol Et: Belirlediğiniz sorumlular tarafından yeni sürecin uygulamasını kontrol edin. Sürecin düzgün işleyip işlemediğini sürekli olarak izleyin.

4. Önlem Al: Süreci sürekli olarak kontrol ettikten sonra, zaman zaman gözden geçirin ve varsa eksiklikleri tekrar müzakere edip gerekli düzeltmeleri yapın. Sürekli iyileştirme ilkesine dayalı olarak süreci geliştirin.

Örnek: Satınalma ve Ödeme Sürecindeki Problemler

Problem: Satın alma ve ödeme sürecinde eksikliklerden dolayı tedarikçilerin kontrolsüz fiyat artışları ve fatura düzenlemeleri cari hesaplarda tutarsızlıklara neden olmaktadır.

Çözüm Adımları:

• Planla: Mevcut aksaklıkları dikkate alarak satın alma ve ödeme sürecini yeniden düzenleyin. Beyin fırtınaları yaparak doğru süreci ortaya koyun. Alternatif çözümleri değerlendirin ve en uygun olanı seçin.

• Uygula: Yeni süreci yazılı hale getirin, ilgililere eğitimlerle anlatın ve uygulamaya koyun.

• Kontrol Et: Sürecin düzgün işleyip işlemediğini kontrol edin. Belirlenen sorumlular süreci sürekli izlesin.

• Önlem Al: Süreci sürekli gözden geçirin ve eksiklikleri düzeltin. Sürekli iyileştirme prensibi ile süreci geliştirin.

Problem çözme ve karar verme sürecinde önemli olan, problemleri ertelememek ve çözüm sürecine ilgili çalışanları dahil etmektir. Problemler karmaşık da olsa, çözüm sürecine tüm ilgili tarafların katılımı sağlanmalıdır. Problemleri halının altına süpürmek yerine, en kötü çözümü bile uygulamak çözümsüzlükten daha faydalı olacaktır.