İşletmelerde Prosedür ve Talimat Hazırlama Gerekli Mi?

İşletmelerde personellere yönetim tarafından birçok konuda görevler verilmekte ve yapılan/yapılmayan işler dolayısı ile de sorumluluklar yüklenmektedir. Bu nedenle; çalışanlara "ne yapması gerektiğini görev tanımları ile; nasıl yapması gerektiğini de talimat ve prosedürler ile" açık ve net bir şekilde bildirmek etkili yönetim için bir gerekliliktir.

Görev, yetki ve sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesi ve yazılı olarak personellere bildirilmesi yeterli olmayacak, bunları nasıl gerçekleştireceği de birçok alanda yazılı hale getirilmelidir. Fırındaki ekmek pişirme personeline; hamurun yoğurulması ve ekmeğin pişirilmesi süreçlerindeki kritik tüm noktaları da yazılı olarak bildirmek gerekmektedir. Bunu yapmayan fırınlarda ekmeğin kalitesi tamamen personelin inisiyatifine kalmakta, fırının tercih edilmesi ve rekabet gücü zedelenebilmektedir.

İşletmelerdeki uygulama alanları birbirinden farklı olsa da; çoğu zaman bir talimat hazırlanması gereken yerde prosedür hazırlandığı veya tam tersinin de olduğunu görmekteyiz. Özetle bu iki uygulamanın çoğu zaman karıştırıldığını görmekteyiz.

Talimatı okuyunca personel ilgili işi hemen anlar ve uygulamaya geçer. Prosedürde ise; ilgili konuyu detaylı olarak ortaya koyar. Özetle talimatlar işi adım adım açıklarken; prosedür olaya daha geniş ve kapsamlı bakılmasını sağlar. Örneğin; "kaynak yaparken mutlaka gözlük kullanın" bir talimat iken; kaynak gözlüğünün nasıl olması gerektiği, kaynak yaparken gözlüğün nasıl ve hangi açı ile tutulması gerektiği, gözlük kullanılmazsa yaşanabilecek bir sıkıntıda neler yapılacağı vb. gibi konular bir prosedürle detaylandırılır.

Üretim ve planlamadaki tüm süreci prosedür olarak dokümante ederken; giriş kalite kontrol işlemleri, fason takip işlemleri, depolama çalışmaları talimatlar halinde dokümante edilir. Prosedürler genelde birçok bölümün ortak çalışmalarını düzenlerken; talimatlar daha çok bir bölüm içerisindeki işleyişi dokümante ederler.

Açık, net ve anlaşılır hazırlanan prosedür ve talimatlarla mevzuatın daha net anlaşılması ve uygulamanın da kolaylaşması sağlanmaktadır.

Süreçleri Prosedür ve Talimat Olarak Yazılı Hale Getirmenin Kazandırdıkları

• İşlere Standart Getirir: Özellikle işletmedeki bazı iş süreçlerinin standartlaştırılması ve ilk defasında ve her defasında işlerin aynı yapılabilmesi için önemli birer yönetim aracı olarak kullanılırlar.
• Süreçler İyileştirilir: Analiz edilip, yazılı hale getirilen ve sürekli iyileştirilen süreçlerdeki problemler de ortadan kaldırılmış olur. Varsa mevzuata aykırılıklar da bu aşamada giderilmiş olacaktır.
• Verimlilik ve Etkinlik Sağlar: Çalışanların işlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yapmalarına yardımcı olurlar. Giriş kalite kontrol talimatını okuyan çalışan çok pratik bir şekilde görevini her şart altında yerine getirir, takıldığı yerde talimata bakar. Böylece yaşanabilecek hataların ve uygulamadaki risklerin büyük ölçüde önüne geçilmiş olur.
• İşe Alışmayı Kolaylaştırır: Yeni işe başlayan personelin eğitimini hızlandırır, işlere kolay alışmasını sağlar.
• Adaleti Sağlar: Performans değerlendirmede kriterlerin konması ve ölçümün gerçekleştirilmesinde adaleti sağlar.

Tavsiyem

• Hazırlık Aşamasında Acele Edilmemeli: Hangi alanlarda talimat ve prosedüre ihtiyaç olduğunu belirlemek için tek kişi ile değil, ekip halinde detaylı analizler oluşturulmalı, bu tür dokümanlar ortak akıl ile hazırlanmalıdır.
• Görüş Alınmalı: Ekip halinde hazırlansa da dokümanları mutlaka uygulayacak olan personellere inceletmeli ve görüşleri alındıktan sonra uygulamaya konmalıdır. Kendisinin de fikri alınarak hazırlanan sistemi personel daha sağlıklı işletir.
• Eğitim Verilmeli: Hazırlayıcı ekip tarafından çalışanlara bu talimat ve prosedürlerin uygulanması hakkında bilgilendirilmede bulunulmalı ve uygulamalı, teorik eğitim verilmelidir.
• Güncelleme Yapılmalı: Talimat ve prosedürlerin düzenli olarak (yılda en az bir kez) gözden geçirilmesi ve varsa değişikliklerin sürece yansıtılması son derece gereklidir. Bazen uygulamada güncel işleyişten uzak ve on yıl önce hazırlanan talimat ve prosedürlerle karşılaşmaktayız.

Ülkemizde yediden yetmişe kime sorarsanız sorun; size çay demleyebilir. Standart, ortak akıl ile hazırlanmış ve çay paketlerinin üzerine yazan talimata göre hazırlanan çayın içim zevkinin ve kalitesinin daha güzel olacağına inanan birisi olarak, talimat ve prosedürlerin işletmelerde yönetim aracı olarak kullanılmasını savunanlardanım.