İşletmenizde Gereksiz Bürokrasi Var Mı?

Dünyadaki tüm kamu ve özel işletmelerde bürokrasi az da olsa yaşanmaktadır. Bürokrasi de dozajı iyi ayarlanmak koşulu ile zararlı bir durum değildir. Önemli olan bürokratik yapının işleri yavaşlatmaması ve verimsiz hale getirmemesidir. Zira işletmenin ürün veya hizmeti ne kadar kaliteli olursa olsun; bunun kadar önemli olan bir konu da, ilk defasında ve her defasında aynı işleyen, müşteriye ve çalışana güven veren süreçlerle işleri hızlandıran bir yapının kurgulanmış olmasıdır.

Ülkemizde bürokrasi denince genelde devlet kuruluşları aklımıza gelmektedir. "Bugün git, yarın gel" mantığının az ya da çok hakim olduğu yapılar.

Elbette özel işletmelerde bu yapılardan söz edemeyiz. Fakat özel işletmelerde de, organizasyon yapısından, yetkileri tek elde toplamaktan, gereksiz onay süreçlerinin olması, formalitelerin çokluğu gibi sebeplerden kaynaklanan gereksiz bazı bürokratik engellemelerle karşılaşılabilmektedir. İşleyişte de bu uygulamalar normalleştirilmiş ve rutin olarak uygulanmaya devam etmektedir.

Bu tür bürokratik engeller, işlerin yavaşlamasına, verimliliğin düşmesine ve çalışanların motivasyonunun düşmesine neden olmaktadır. Gereksiz bürokrasi, genellikle iş süreçlerinin etkinliğini azaltır ve organizasyonun esnekliğini sınırlayarak yenilikçi düşünceyi ve hızlı karar almayı engeller.

Örneğin, bir onay sürecinde gereksiz sayıda kişiden imza alınmasının zorunlu kılınması veya basit bir iş için uzun ve karmaşık bir raporun hazırlanmasının istenmesi, gereksiz bürokrasinin tipik örnekleridir.

Örneğin; iş seyahatine çıkacaksınız. Seyahat öncesi, seyahat esnası ve seyahat sonrasında nasıl davranmanız gerektiğini belirleyen kurallarınız yok ve bu kuralları organizasyon yapısı içerisinde amirinizle belirleyemiyorsanız; siz bilgi birikiminiz ve tecrübenize göre belirliyorsanız işlerin uzaması, istenen sonucun alınamaması ve verimsiz bir seyahat kaçınılmaz olacaktır. Seyahati planlama ve seyahat sonrasında raporlamanın yapılması ve anında aksiyona geçilmesi bürokrasinin olmadığını gösterir. Seyahat planı hazır, amiriniz görecek ve olur verecek, sonra Genel Müdüre gidecek o onay verecek, harcırahınızı belirleyecek vb. işi uzatacak işlerle uğraşıyorsanız bürokrasi var anlamına gelmektedir.

Yatay hiyerarşik yapının olduğu ve işlerin kurallarının önceden belirlendiği işletmelerde gereksiz bürokrasi daha az olmaktadır. Zira; seyahatte uyulması gereken kurallar zaten belli ve plan yapıp seyahate çıkılıyor, dönünce de hemen aksiyon alınarak işler uzatılmadan sonuç alınıyor.

Ana kuralları geliştirip, uygulamayı işi yapanlara bırakan işletmelerde gereksiz bürokrasi yaşanmamaktadır.

Bürokrasinin Seviyesini Nasıl Anlarız

İş seyahati örneğimizden devam edecek olursak;

• Seyahat için gittiğiniz ilden amirinizi arayıp nasıl bir araç kiralayacağınızı, arıza yapan araçla ilgili ne yapmanız gerektiğini şirketten birilerine soruyorsanız,

• Hangi otelde kalmanız gerektiğinin onayını seyahatte birilerinden alıyorsanız,

• Karar alma süreçleri uzuyorsa,

• Olağanüstü bir durum olmazsa kendi paranızdan harcamak zorunda kalıyorsanız,

• Hazırladığınız seyahat raporu bir haftada incelenip size dönülmüyorsa,

• Seyahat raporuna göre yapılması gerekenlerin sorumluluğundan kaçılıyorsa,

• Seyahate çıkan olarak belli işleri yapma yetkisi size devredilmiyorsa,

• Genel Müdür kararını bildirmeden hareket edemeyiz, biraz daha bekleyelim deniyorsa,

• Özetle bu seyahatle ilgili olarak tercih ve inisiyatif alma hakkınız çok az ve verilen emri yerine getiriyorsanız

çalıştığınız işletmede gereksiz bürokrasiden bahsedilebilir.

Ne Yapabiliriz

Gereksiz bürokrasiyi ortadan kaldırmak için; işletmedeki gereksiz veya aşırı derecede karmaşık ve zaman alıcı olan prosedürlerin, formalitelerin ve onay süreçlerinin varlığına son verilmelidir. Bu yapılırsa işler hızlanacak, işletmenin performansı ve verimliliği yükselecek, işletme karlılığı artacak, çalışanların motivasyonu artacaktır.

Süreçlerin tamamında sorumluluktan kaçmayı engelleyecek kuralları önceden belli olmalı, hiyerarşik yapı net ve işlevsel olmalı, yönetim otoriter olmamalı, kurallar çerçevesinde yetki astlara devredilebilmeli ve ast üst ilişkisinde direkt iletişim kurularak işler yürütülmelidir.

Bir uygulama; bir işletmede bürokratik bir engel gibi görünse de başka bir işletmede bu normal bir işleyiş olarak kabul edilebilmektedir. Burada kurumun yapısı son derece önemlidir.

Bu adımları takip ederek işletmenizde aşırı bürokrasi olup olmadığını değerlendirebilir ve gerekirse süreçlerinizi sadeleştirme yoluna gidebilirsiniz.