İşletmenizde Neleri Ölçümleyebilirsiniz?

Şirketlerin performanslarını değerlendirmek ve iyileştirmek için yürüttükleri çalışmaları ölçmeleri çok önemli bir yönetsel faaliyettir. Hangi sektörde olursa olsun işletmeler; genel olarak ve bölüm bazında ölçmeleri gereken faaliyetleri ve bunların ölçüm şekli ve periyodunu belirlemelidir.

Birçok ünlü düşünüre atfedilen "ölçemediğiniz şeyi kontrol edemezsiniz ve kontrol edemediğiniz şeyi de yönetemezsiniz" mantığı bütün yöneticiler tarafından ilke edinilmeli ve ölçme değerlendirmeye gereken önem verilmeli, zaman ayrılmalıdır.

Günümüz işletmelerinde neredeyse tüm süreçleri ölçmek ve değerlendirmeye tabi tutmak mümkün olmaktadır.

Peki ölçme ve değerlendirme konusunda gereken çalışmaları yapmayan, ölçmeden yöneten işletmeler başarıyı yakalayamaz mı? Elbette bu firmaların başarılı olamayacağını söylemek doğru olmaz. Fakat ölçerek yönetmeleri durumunda çok daha iyi noktalara gelebileceklerini söylemek çok ta yanlış olmayacaktır.

Bunun yanında iş yapmaktan daha çok ölçmeye zaman ayıran, bu işi abartan ve doğru sonuçları elde etmeden süreci yönetenlere de iş hayatımızda çokça rastlamaktayız.

Ürettiği ve sattığı ürünün maliyetini doğru hesap edemeyen ve bunun üzerine satış fiyatı koyup satarak zarar eden ve iflas eden firmalarla danışmanlık meslek hayatında karşılaştım. Yüzde 10 kar elde ettiğini sanıp, ona göre yatırım yapan ve detaylı ölçümler neticesinde aslında karın çok daha az olduğunun öğrenen çok işletme ile karşılaşabilirsiniz.

İşletmelerin karlılıkla ilgili yanlış bilgi vermeleri geçmişte Danışmanlık yaptığım işletmelerde çalışmalara başlamadan önce en çok karşılaştığım yanlışlardan birisi idi. Firma sahibine, işletmenin karlılığını sorduğum zaman aldığım cevaplar ile yaptığım çalışmalar sonucunda vardığım sonuçların birbiri ile alakasının olmadığını birçok kez deneyimledim. Bunun tek nedeni ya karlılık analizi yapılmaması veya gereken önemin verilmemesi idi. Gerekli ölçümler yapıldıktan sonra, bazı firmalarda zararına satılan ürünlerin, kar elde ederek satıldığını zanneden patronlarla da çalışmalar yürüttüm.

Hangi Alanlarda Ölçme Yapılabilir?

• Muhasebe ve İdari İşler

Gelir ve Giderler: Gelir, maliyet ve kârlılığı izlemek önemlidir. Gelir tablosu, nakit akış tablosu, bilanço gibi finansal tablolar rutin olarak hazırlanarak ölçümler gerçekleştirilir ve çıkan sonuca göre bu alanlarda iyileştirmelere gidilir.

Kârlılık Oranları: Firmalar; brüt ve net kârını ölçerek, yatırımının getirisini ve verimliliğini takip ederler. Bir ürünün maliyeti net olarak belirlenmelidir.

• Üretim ve Hizmet Sunum

Üretim Miktarı ve Verimlilik: Üretilen ürün miktarı, saat başına üretim verimliliği, hurda oranları, hatadan dolayı yeniden yapılan üretim, fire oranları gibi veriler takip edilmelidir.

Stok Yönetimi: Hammadde, yarı mamul ve mamul stokları sürekli izlenmelidir. Stok devir hızı gibi göstergelerle performans değerlendirilir. Bunlar ölçülmediği için birçok işletme gereksiz stok tutmaktadır.

Kalite Geliştirme: Ürünlerin kalite standartlarına uygunluğu, müşteri iade oranları veya hata oranları gibi göstergelerle ölçülür.

Makine ve Ekipman Kullanımı: Makine arıza süreleri, bakım periyotları, kullanım verimliliği izlenmelidir.

Hizmet Süresi ve Kalitesi: Hizmetlerin zamanında teslimi, tedarik süreleri, müşteri istek ve beklentilerine uygunluğu gibi faktörler takip edilmelidir. Ortalama hizmet süresi ve müşteri geri bildirimleri önemli ölçülerdir.

• İnsan Kaynakları

Personel Performansı: Çalışan başına hizmet kalitesi, müşteriyle etkileşim sıklığı gibi ölçümler yapılabilir.

Çalışan Memnuniyeti ve Verimliliği: Çalışan başına üretkenlik, iş gücü devir hızı, performans değerlendirme sonuçları ve memnuniyeti ölçümlenir.

Eğitim ve Gelişim: Çalışanların aldığı eğitim saatleri ve bu eğitimlerin verimliliğe etkisi ölçülebilir.

• Satış Performansı

Satış Analizleri: Satış hacmi, tahsilat durumu, müşteri kaybı, yeni müşteri edinme, iadeler, indirim ve iskonto miktarları, müşteri başına ortalama gelir gibi göstergeler izlenmelidir.

Pazarlama Geri Dönüşü: Reklam kampanyalarının başarısı, müşteri kazanma maliyeti ve yaşam boyu müşteri değeri gibi göstergeler kullanılabilir.

Müşteri Memnuniyeti: Müşteri geri dönüşleri, şikayetler, memnuniyet anketleri, yüz yüze görüşmeler, gizli müşteri çalışmaları vb. yollarla ölçülür.

• Süreçlerin Performansı

Tüm süreçler için performans kriterleri belirlenmeli, hedefler konmalı ve süreçler bunlara göre izlenmelidir.

Örneğin kalıphane bölümü belirlenen yıllık hedefler ve konan kalite kriterleri çerçevesinde takip edilmeli ve sonuçlara göre gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

Sonuç olarak, işletmelerin sürdürülebilir bir yapıya kavuşabilmesi için yönetim süreçlerinin sistematik hale getirilmesi büyük önem taşır. "Ölçerek yönetme" yaklaşımı, işletme faaliyetlerini daha şeffaf hale getirir, kararların veri ve analizlere dayanarak alınmasını sağlar ve kaynakların daha etkin kullanılmasına yardımcı olur. Yönetim yapısının sistematik bir şekilde düzenlenmesi, sadece günlük operasyonların verimli işlemesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda uzun vadede işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasına da katkı sunar. Bu nedenle, işletmelerin ölçülebilir performans kriterleri belirleyip bu kriterleri sürekli izlemeleri, sürdürülebilir büyüme için kritik bir adımdır.