İşletmenizin muhasebe süreci doğru işliyor mu?

Özellikle küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde başarı ve sürdürülebilirliği yakalamak için muhasebe sisteminin doğru kurgulanması ve işletilmesi en az üretilen ürün veya sunulan hizmet kadar önemlidir. Zira işletmeler için kar elde etmekten daha önemli olan, bunu sürdürülebilir hale getirmektir. Bu da işletmelerin tüm süreçlerinde olduğu gibi, mali süreçlerini de düzgün yönetebilmeleri ile yakından alakalıdır. Her türlü ticari faaliyetini düzgün olarak kayıt altına alan, bunları analiz edip, doğru kararlar alabilmektedir.

İşletmenin büyüklüğüne göre muhasebe işlemlerini işletme sahibi de yürütse, bir profesyonel veya mali müşavir de takip etse, mutlaka işletmenin mali durumunun anlık takibi ve istenince mali fotoğrafının çekilmesi gibi çalışmaları eksiksiz yerine getirmek gerekir.

Yürütülen çalışmalarla işletmenin mali yapısı her an "iç ve dış denetime hazır halde bulundurulabiliyorsa" sistemin doğru işlediğinden bahsedebiliriz.

Muhasebe sürecinin doğru işleyip işlemediğini anlamak için aşağıdaki alanlara bakılmalıdır:

1. Belgeler Düzenli ve Doğru Tutuluyor Mu? Fatura, irsaliye, makbuz ve diğer muhasebe belgeleri eksiksiz ve düzenli bir şekilde düzenlenmeli, saklanmalı ve gerektiğinde erişilebilir olmalıdır. Örneğin irsaliye düzenleniyor, fakat teslim eden, teslim alan imzaları yoksa belge eksik düzenlenmiş olup, denetimlerde üzerinde durulmalı ve ilgililere konu anlatılarak uygulamaları sağlanmalıdır. İşlemler günlük ve düzenli yapılmalı, gecikmeli ve arkadan gelen işler varsa sistemin iyi işlemediğini anlayabiliriz.

2. İşlemler Mevzuata Uygun Mu? Muhasebe işlemlerinin, ulusal ve uluslararası muhasebe standartlarına ve vergi mevzuatına uygun yürütülmesi ve beyannamelerin zamanında düzenlenip resmi kurumlara bildirilmesi gerekmektedir.

3. Düzenli Rapor Üretiliyor Mu? Gelir tablosu, bilânço, nakit akış tablosu, kasa raporu gibi finansal raporlar düzenli olarak hazırlanmalıdır. Raporların zamanında ve eksiksiz olması muhasebe sürecinin doğruluğunun önemli bir göstergesidir.

4. Risk Yönetimi Yapılıyor Mu? İşletme içerisinde kontrol sistemleri (örneğin harcama yetkisi, hesap kontrolü, işlem onayı) sağlam olmalı ve muhasebe süreci bu kontrollerden geçerek işlemelidir. Eksik veya yetersiz kontroller, muhasebe süreçlerine zarar vermektedir.

5. Düzenli Denetim Yapılıyor Mu? Hem iç hem de dış denetimlerin yapılması, muhasebe süreçlerinin doğruluğunu kontrol etmek için önemlidir. Denetimlerde ortaya çıkan hatalar veya eksiklikler sürecin iyileştirilmesine olanak sağlar. Denetimleri işletme kendi bünyesinde yapabileceği gibi, ücretli de olsa dış destek alarak ta işletme mali yapısını inceletmelidir.

6. Finansal Analizler Yapılıyor Mu? Muhasebe hesap planına işlenen veriler doğrultusunda işletmenin kâr/zarar durumu, likiditesi, borç alacak dengesi, bilançosu, bütçesi gibi alanlarda karar alma sürecini harekete geçirecek tutarlı analizler yapılmalıdır. İstediğiniz anda; aylık genel giderleri, parasal durum, haftalık ödeme planı vb. görebiliyorsanız sisteminiz işliyor demektir.

7. Bütçe Hazırlanıyor Mu? Doğru karaların alınabilmesi için bir bütçe hazırlanıyor ve takip ediliyorsa muhasebe sisteminin doğru işlediğinden bahsedebiliriz.

8. Ticari Paket Programı Kullanılıyor Mu? Güncel, güvenilir ve mümkünse entegre bir yazılım kullanılarak; hataya sebep olabilecek, hızı düşürecek yazılımları kullanmak muhasebe süreçlerinde aksaklıklara yol açabilir.

9. Sisteminiz Delil Teşkil Ediyor Mu? Herhangi bir olumsuzlukta mahkemeler ve bilirkişiler sizin mali verilerinizi delil olarak kabul edebiliyorsa sisteminize güvenebilirsiniz.

Yukarıdaki konularda tam sonuç alamıyor ve problem yaşıyorsanız muhasebe sürecinin doğru işlemediğini anlayabilir ve tedbir alma yoluna gidebilirsiniz. Mali müşaviriniz klasik muhasebeci gibi çalışıyorsa; başka bir yerden dış destek alarak mali işler sisteminizi yeniden düzenlemelisiniz.

Kar zarar raporları alabiliyor, bilanço düzenliyor, cari hesaplarınız her an düzgün, banka ve kasa hesaplarınızı anlık takip edebiliyorsanız muhasebe sisteminiz düzgün işliyor demektir.

Aksaklıklar yaşanmaması için muhasebeye yeterince zaman ve kaynak ayrılmalı, mali müşavirden gerekli desteği almalı, mutlaka yazılım kullanılmalı, sürekli denetimlerle süreçte yaşanabilecek aksaklıklar giderilecek süreç iyileştirilmelidir.