İşletmenizin Satın Alma Süreci Ne Kadar Doğru İşliyor?

Hangi sektörde olursa olsun, tüm işletmeler ihtiyaç duydukları ürün ve hizmetleri, istenen kalitede, doğru zamanda, en uygun fiyatla, güven duydukları yerlerden satın almak isterler. Fakat her zaman bu bileşenlerin hepsini bir araya getirmek mümkün olmayabilir. Bazen fiyat uygun olsa da, kalitede veya terminde ya da ödeme şartlarında problemler yaşanabilmektedir.

Satın Alma Sürecinin Problemsiz İşlemesi İçin Neler Yapılabilir?

1. İhtiyaçların Belirlenmesi

Her çalışan ihtiyaç duyduğu hizmet ve malzemeyi talep edebilmeli, bu talep yetki sınırları içerisinde kontrol edilip satın alma talebi oluşturulmalıdır. Bu aşamada talepleri kontrol ve analiz eden bir sistem olmalı, stok ve finansman maliyetleri hesaba katılarak fazla alımların önüne geçilmelidir.

2. Tedarikçi Araştırması ve Seçimi

Güvenilir ve kaliteli tedarikçilerle çalışmak, satın alma sürecinin etkinliğini artırır. Tedarikçilerin kalite, fiyat, zamanında teslim, lojistik gücü, satış sonrası hizmetler vb. dikkate alarak performanslarını değerlendirmek önemlidir. Mümkünse aynı ürün ve hizmet alımlarında birden fazla tedarikçi ile çalışıp, riskleri dağıtma yoluna gidilmelidir.

3. Pazarlık Yapma

Tedarikçilerle fiyat, teslim süresi, ödeme koşulları ve diğer şartlar üzerinde pazarlık yapmak, maliyetleri düşürmek ve işletmenin çıkarlarını korumak açısından kritiktir. Anlaşmaların yazılı ve net olması, ileride oluşabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer. Satın alma sürecinde problem oluşabilecek alanlarda; SMS, WhatsApp iletileri yerine, e posta iletişimleri tercih edilmelidir.

Satın alınacak ürün ve hizmetin piyasasına hakim değilseniz, en az 3-4 yerden teklif alıp o alanla ilgili bilgi de geliştirilmelidir. Mutfak malzemelerinin piyasasına hakim olduğunuz için çok fazla enerji harcamazsınız. Sıra Şirkete jeneratör almaya gelince gerek işletme içerisinden ve gerekse de dış uzmanlardan destek alarak alımı gerçekleştirmeli ve en az 3-4 yerle görüşerek ürünün teknik özelliklerine hakim olarak alımı gerçekleştirmelisiniz. Unutmayın ne kadar fazla teklif alırsanız, o kadar doğru sonuç alır ve piyasaya hakim olursunuz.

İşletmenizdeki tüm bakım onarın çalışmalarında iyi bir araştırma yapmalı ve çalışmaya başlamadan önce kişi veya yapımcı işletme ile kısa da olsa sözleşme yapmalısınız. Bunu yapmadığınız zaman işin ilerleyen aşamalarında ihtilaf çıkma ihtimali çok fazla olacaktır.

Pazarlık aşamasında alacağınız ürünün piyasa eder fiyatını bilmek son derece önemlidir. Bunun için piyasayı sürekli analiz etmek gerekir.

4. Sipariş Verme ve Takibi

Siparişlerin doğru ve zamanında verilmesi, satın alma sürecinin kritik bir aşamasıdır. Siparişi veren ve mümkünse kontrol eden bir sisteminiz varsa yanlış sipariş verme ihtimaliniz azalacaktır. Siparişlerin izlenmesi, teslimat sürelerinin kontrol edilmesi ve olası gecikmelerin önceden tespit edilmesi, tedarik zincirinin aksamasını ve işlerinizin gecikmesini önler. Sipariş vermek kadar siparişi takip te önemlidir.

5. Kontrol Etme

Satın alınan ürünlerin veya hizmetlerin kalite kontrolü, işletmenin standardını korumak için gereklidir. Ürün veya hizmetin sipariş kriterlerine uygun olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bunu yapmazsanız; müşterinin istediği kalitede satış yapmanız mümkün olmayabilir.

Kontrol hem nitelik, hem de nicelik olarak teslim alma aşamasında yapılmalıdır.

Örneğin bir konfeksiyon üreticisi olarak fermuar siparişiniz var. sipariş tedarikçiye yanlış veriliyor, ürün işletmeye geliyor ve gerekli kalite kontrolden geçmediği için yanlış gelen fermuar modelin üzerine dikilebiliyor.

6. Depolama ve Stok Yönetimi

Satın alınan malzemelerin uygun koşullarda depolanması ve stok seviyelerinin etkin bir şekilde yönetilmesi, israfı önler ve işlerin aksamadan devam etmesini sağlar. Bu işlemleri yürütmek için ERP yazılımları veya en azından stok kontrol programı kullanmak son derece gereklidir.

Bazı sektörlerde ilk giren ürünlerin ilk çıkması, son tüketim tarihi takibi vb. işlemlerini takip için yazılım olmazsa olmaz bir gereklilik artık. Bazen de ürün var, programsız takip ortamlarında aranıp bulunamadığı için yok satılabilmektedir.

Tavsiyem:

1. Satın alma sisteminin kontrolü tek elden olmalıdır. Tabiri caizse, her önüne gelen alım yapamamalı, sistemin orkestra şefi olmalıdır.
2. Piyasayı takip ve pazarlık aşamasına gereken zaman ayrılmalıdır.
3. Özellikle küçük işletmelerde tüm süreci bir personelle yürütüp, gerekli kontrolleri ve araştırmaları yapmadığımız için neleri kaçırdığımıza odaklanmalıyız. Onun için; siparişin içeriğini, gelen ürünü, stokları, fiyatları, dışarıda yaptırılan işleri kontrol eden satın alma mekanizmanızı güçlü tutarak "malı alırken kazanma" mantığını işletmelisiniz.
4. Günümüzde birçok alanda olduğu gibi satın alma süreçlerinde de teknolojiyi etkin kullanmak verimlilik, doğru işlem yapma ve hız açısından artık bir gerekliliktir. Bundan kaçınmamak ve sektörel bir yazılım almak gerekir. Böylece yürütülen faaliyetlerde kullanılan ürünlerin sistemde stoğunu görebilir, talebi ve siparişi sistemden verebilir ve onaylayabilirsiniz. Gerçekleşen satın almaların da raporlamasını çok daha kolaylıkla yazılım üzerinden doğru bir şekilde gerçekleştirebilir ve bu verilerden daha sonraki alımlarda yararlanabilirsiniz.
5. Üretilen raporlarla satın alma sürecinin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi, işletmenin maliyetlerini düşürür, rekabet gücünü artırır.

Bu adımlar, işletmenizin satın alma sürecini daha verimli hale getirebilir ve genel iş performansınızı artırabilir.