Karar Vermede Raporlamanın Önemi

Çok değişik isimlerle hayatımıza giren ve yaşamımızı kolaylaştıran, çalıştığımız işyerlerinde ast üst ilişkisi içerisinde muhatap olduğumuz değişik raporlarla hepimiz karşılaşmaktayız.

Bu yazımızda bizim üzerinde duracağımız raporlar, işletmelerde karşılaştığımız ve önümüzü açan raporlar olacak.

Raporlama sistemi, işletmenin tüm alanları itibari ile faaliyetlerini, performansını değerlendirmek ve hedeflerine ulaşma düzeyini göstermek amacıyla oluşturulup, şirketin tüm ilgili birimlerine ileten bir yönetim aracıdır.

İşletmenin bir süreci, bir bölümü, bir faaliyeti veya tamamı ile ilgili bütün verilerini derli toplu olarak, olabildiğince basit ve anlaşılabilir şekilde bir belgede veya ortamda sunan raporlar karar almamızda hayati öneme sahiptir. Geçmişte yaptıklarımızın fotoğrafını önümüze koyarlar, gelecekte alacağımız kararlarda, atacağımız adımlarda yolumuza ışık tutar, yönetim olarak daha bilinçli karar almamıza destek olurlar.

Hazırladığımız veya bize gelen raporlar okuyucusuna; doğru bilgi verecek, analiz etme imkanı sunacak, önünü açacak, ikna edebilecek, yönlendirebilecek şekilde olmalı.

Kolay hazırlanan, hazırlarken ve incelenirken zaman almayan, anlaşılabilir raporlar hazırlamalıyız. İşletmede "rapor hazırlamaktan iş yapmaya zamanım kalmadı" bahanesi veya gerçekten çok zaman alan raporların olmaması için süreci basitleştirmeli ve sisteminizi otomatik olarak bilgi havuzundan rapor üretir hale getirilmelisiniz.

Örneğin; yaptığımız satışları, üretim durumumuzu, kalite hatalarımızı, personel devam durumumuzu, hedeflerimize ulaşma düzeyimizi, müşteri şikayetlerimizi … sistemde bir modüle girmeliyiz ve sistem buradan otomatik olarak istediğimiz formatta, rutini olan raporlar üretmelidir. Ayrıca bir personelin rapor hazırlaması için saatlerce zaman harcamasına gerek kalmamalı, sadece belirli düzenlemelerle bilgiyi sunuma hazır hale getirmelidir.

Süreçlerimizi detaylı bir şekilde analiz edebilmek ve sorgulayabilmek için güvenilir ve sistemli çalışan raporlama sistemi kurmalı ve bu raporlar belirlenen periyotlarda ilgili personel ve yönetim tarafından birlikte ve mümkünse toplantı ortamında irdelenmelidir. Bu istişareler sonrasında da süreçlerle ilgili kararlar alınmalıdır.

Hazırladığımız raporlar, aynı alanla ilgili geçmiş günleri, haftaları, ayları, sezonları, yılları karşılaştırabilecek ve hedefler ile gerçekleşmeleri gösterecek formatta olmalıdır. Ocak 2024 cirosuna bakmak yerine, son yılların Ocak ayı satışı ile kıyaslayarak raporu okumak daha faydalı olacaktır.

İşletmenin genelini ve tek tek bölümlerini analiz eden raporlar hazırlamalıyız.

Rapor denince aklımıza Excel gelse de rapor hazırlamayı kolaylaştıran birçok yazılım daha bulunmaktadır. Şirketlerde bu programları etkin kullanabilen personeller raporları hazırlarken, raporları değerlendirecek yöneticiler de bu programları iyi bilmek durumundalar. Tepe yöneticiler ve tüm yönetim ekibi kendisine gelen raporları mutlaka sistemden kontrol etmeli veya kontrol ettirmeli, kendisine sunulan her raporu doğrulamadan hemen uygulamaya almamalıdır.

Artık eskisi gibi sayfalarca A4 çıktısı raporlar yerine, yöneticilere e posta vb. araçlarla elektronik ortamda gelmekte veya kullanıcı adı şifrelerle girilen yazılımlardan direk olarak raporlar incelenebilmektedir. Alıştığımız klasik raporlama ortamları ve formatlarının dışına çıkarak; internet ortamında, mekan fark etmeksizin direkt ulaşılabilen çeşitli rapor yazılımlarını araştırmalı ve işimize en uygun olanı kullanarak kararlarımızı vermeliyiz.

Hangi Alanlarda Raporlar Hazırlamalıyız?

Kurumumuzun faaliyet alanına uygun olarak raporlama sistemimizi kurmalı ve günün şartlarına göre sürekli olarak yeni raporlarla geliştirmeliyiz.

• Üretim ve hizmet performansını gösteren raporlar
• Hedefler ve gerçekleşme düzeyini gösteren raporlar
• Faaliyet raporları
• Bilgi veren raporlar
• Arge ve analiz raporları
• KPI raporları
• Denetim raporları
• Mali ve finansal raporlar
• Değerlendirme raporları

Bir iş yapmaya karar vermeden önce, bir faaliyete başlamadan önce, bir ürün üretmeye karar vermeden önce … mutlaka ilgili ve yetkin personellerden veya bu işi ücret karşılığı yapan kişi/kurumlardan raporlama desteği alınarak harekete geçilmediği zaman ne kadar negatif sonuçlarla karşılaşıldığını Danışmanlık kariyerim boyunca hep deneyimledim.

Geçmiş dönem faaliyetleri ile ilgili de mutlaka rapor desteği alıp, geleceğe yön vermeliyiz. Sattığımız ürünlerin veya sunduğumuz hizmetin maliyetini ortaya koyan raporlar olmadan ürünü karlı sattığımızı zannederek, ciddi zararlar edebiliriz. Veya aynı ürünü belirlediğimiz vade fiyatından dolayı zararına sattığımızı ancak doğru bilanço raporları ile ortaya koyabiliriz.

Rapor sunulacak kişi/kişilerin yetki, sorumluluk düzeylerini, kişiliğini de dikkate alarak kısa, öz, kolay anlaşılabilir hazırlanmalıdır. Raporlar; tablo, grafik, fotoğraf, çizim vb. ile güçlendirilmeli, anlaşılabilirliği artırılmalıdır. Zira günümüzde okuma alışkanlığı zayıf yöneticiler kendilerine sunulan raporları da incelemekten uzak durmakta, zaman ayırmamaktadırlar. Onun için raporları mümkünse görsel hale getirmeliyiz.

Rapor hazırlamak için, rapor hazırlamayalım. Hazırladığımız raporları da doğruluk açısından kontrol edelim. Aynı raporu, sunacağımız kişi ve gruplara göre farklı formatlarda hazırlayabiliriz. Hazırladığımız raporların anlaşılabilmesi için gerekirse rapor okuma eğitimi verelim.