Kurallarla Yönetim

İşletmelerin faaliyetlerini yerine getirirken, sermaye sahipleri, yöneticiler, personeller, müşteri ve tedarikçilerin yasalar ve mevzuat hükümlerine bağlı kalmak suretiyle uymak zorunda oldukları iş yapış kurallarını belirleyerek yönetmek, organizasyonun etkinlik ve verimliliğini arttıracaktır.

Herkes bu sistemin bir parçası olursa ve konulan kurallara uyarsa çalışma ortamının huzuru, verimi artar, personel işyerine severek gelir.

Trafiğin çok yoğun olduğu bir kavşaktaki trafik lambalarındaki renkler nasıl tüm yayalar ve araçlar için aynı anlama geliyor ve o kavşaktaki keşmekeşliği, zaman kaybını ve kazaları önlüyorsa; konulan işyeri kurallar da personelin huzur ve etkinliğini artıracaktır.

Patron olmazsa tıkanan süreçler, kritik personel olmadan yarıda kalan işler vb. bu sistemle minimize edilecektir.

Organizasyonlarda tepe yönetimden başlayarak, en alt kademedeki çalışana kadar tüm ekibin tabi olacağı kurallar geliştirilmeli ve herkesin bu kurallara uygun hareket etmesi sağlanmalı, işleyiş takip edilmelidir. Yönetim Kurulu Başkanı, kurul üyeleri, aile bireyleri, üst düzey yöneticiler ile her kademedeki çalışanların işletme içerisinde ve dış görevlerde uyacağı kurallar belirlenmeli ve yazılı hale getirilmelidir.

Günlük yaşantımızda en çok kullandığımız sözlerden birisi olan "her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır" sözünde olduğu gibi işletme içerisinde de çeşitli uygulama ve yönetim tarzları oluşabilmektedir. Burada amaç; kişilerden bağımsız yönetim tarzı belirlemek ve işleyişin sürekliliğini sağlamaktır.

İşe yeni başlattığınız Satış Müdürünüze, satışla ilgili kurallarınızı ve olmazsa olmazlarınızı yazılı olarak bildirmez ve nasıl hareket edeceğiniz izah etmezseniz; kendince vade, fiyat, indirim, iade vb. politikalar uygulamaya kalkabilir. Zaman alıcı, verimsiz, işletmenin piyasa güvenini zedeleyecek bu duruma düşmemek için; personelimize uyacağı kurallar kitapçığımızı verip öyle göreve başlatmalıyız.

Düşünün ki; işletmenizde X, Y ve Z kuşağından çalışanlarla birlikte faaliyetlerinizi yürütmeye çalışıyorsunuz. Bu farklı kuşaklarla sonuç almanız ancak her alanda birlikte oluşturduğunuz kurallarla mümkün olacaktır. Yoksa herkes kendi iş yapış şekilleri doğrultusunda sonuç almaya çalışacak ve iş disiplini bozulacaktır.

Konulan tüm kurallar, kurumun yapısına uygun ve uygulanabilir olmalı, herkesi bağlamalıdır. Çünkü bu kurallar kurumun piyasada itibarını korumasına, çalışanlar arasında sulh ortamı oluşturmasına destek olacak, güvenilirliğini artıracaktır.

Peki Nasıl Bir Yapı Oluşturmalıyız?

Olabildiğince işletme içerisindeki her alanı kurallarla yönetmeliyiz, yetki ve sorumluluk düzeyine uygun olarak her çalışanın bu kurallara uygun hareket etmesi sağlanmalıdır.

Bugün böyle hareket eden patron, vazgeçilmez yönetici, olmazsa olmaz personel vb. kavramlar arkasına sığınarak kişilere göre işleyen sistemleri terk edip; herkesin uyacağı net ve zamanın ruhuna uygun, işletmemizi etkin ve verimli kılacak kurallar geliştirip, bu kurallara uygun hareket etmeliyiz.

Konular kurallar sürekli olarak uygulamada kontrol edilmeli, varsa eksiklik ve aksaklıklar ilgili çalışanlarla istişare edilip ortadan kaldırılmalı ve revize edilen kurallar tekrar uygulamaya konulup takip edilmelidir. Yönetimler bunu bir iş olarak benimsemeli ve sürekli tekrar etmelidir.

Her bölüm kendi süreçlerinin işleyişini ortak akıl toplantıları ile belirlemeli, taslak olarak Yönetime sunmalı ve yönetimin onayından sonra da uygulamaya koymalıdır.

Günümüz işletmelerinin artık uygulamada vazgeçemediği yazılımlar, kurallarla yönetim mantığının hayata geçirilmesini kolaylaştırmaktadır. Örneğin; muhasebe yazılımları, ERP yazılımları, CRM yazılımları vb. tüm personel için aynı anlam ifade eden kurallar bütününü kapsamakta, uygulamayı kolaylaştırmaktadır.

Bu tür yazılımları; patron, yönetici, çalışanlar ve paydaşlar yetkileri doğrultusunda belli kurallar çerçevesinde kullanabilmekteler ve sonuç almada hız, kalite ve verim artmaktadır. Yazılımlarda yürütülen işlemler; sabit, değişmeyen ve herkesi bağlayacak şekilde dizayn edilmiştir. Örneğin satın alma işlemlerimizi yürüttüğümüz yazılımızda kurallar net ve kişiden kişiye değişmeyecek şekilde düzenlenmiştir. Çalışan, yönetici, patron bu yazılımda ilk defasında ve her defasında aynı hareket etmek durumundalar.

Kuralları koymak yeterli olmayacaktır. Kurallara uyulup uyulmadığını da kontrol eden ekipler ve sistemler de oluşturulmalıdır. Örneğin; Disiplin Kurallarının, Toplantı Kurallarının, İşçi Sağlığı ve Güvenliği Kuralarının vb. gereği gibi uygulanıp uygulanmadığını belirli rutinlerde denetleyen ekipler oluşturulmalıdır.