Kurumsallaşmaya İhtiyacımız Var Mı?

Kobiler ve özellikle de aile işletmelerinde, şirketin sahipleri ve yöneticileri üzerinde işleyen bir yönetim sistemi hakimdir. Bunu ortadan kaldırıp, şirketin kendi kişiliğini, kurallarını ortaya koyup geliştirmek ve kişilerden bağımsız hale getirmek işletmenin sürekliliğini sağlamak açısından son derece önemlidir.

Hiçbir kurum; çalışan ve yöneticilerin iki dudağı arasındaki bugün böyle, yarın farklı kurallarla yönetilmek istemez. Her kurum insanlardan bağımsız, kendi kuralları ile yönetilmek ister.

Kurumsallaşma büyüklüğü, faaliyet alanı, çalışan sayısı ne olursa olsun tüm işletmeler için olmazsa olmaz bir yolculuk olarak planlanmalı ve sürdürülmelidir. Büyük bir fabrika, eczane, petshop, araba galerisi, mağaza, lokanta vb. gibi kurumların hepsi kar elde etme, uzun vadede ayakta kalma, müşteri ve çalışan memnuniyeti sağlamak için çaba harcarlar.

Bu çabalardan sonuç almanın yolu da kurumsallaşmadır.

Nereden Başlanmalı ve Neler Yapılmalı

Uzun yıllar süren Danışmanlık kariyerim boyunca en çok duyduğum "kurumsallaşma bizi yavaşlatır, hızımızı keser, bürokrasi oluşturur" içerikli cümleler olmuştur.

Kurumsallaşma, ille de kitaplarda yazdığı şekliyle sizin işletmenize birebir uygulanmak zorunda olmamalı. Şirketinizin faaliyet alanı, sahiplik durumu, yönetim yapısı, yaşı vb. durumları da dikkate alarak kurumunuza özgü bir kurumsallaşma yolculuğuna çıkmalısınız. Bu yolculuk ta iyi planlanırsa işletmenize asla zarar vermez, sürdürülebilir güzellikler katar.

Bunun için;

a. İşletmenizin uzun vadede gelmesini istediğiniz noktayı, hedefinizi ortaya koyun ve ona göre yapılanmanızı şekillendirin. İlle de süslü cümlelerle misyonumuz, vizyonumuz, ilkelerimiz vb. yazıp işletmenin belirli yerlerine asmak çok ta önemli değil; önemli olan bunu işletme içerisinde yaşamak ve yaşatmaktır.

Uzun yıllar önce bir firmada ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi kurma ve belgelendirme çalışması esnasında bir Alman Denetçi ile aramızdaki diyaloğu sizinle paylaşmak isterim: Denetim yapılan firmanın koyduğu hedefleri gören Denetçi "bu hedefleri gerçekleştirmek için bir şey yapıldı mı?" diye sordu. Ben de henüz yapılmadı diye cevap verince; o zaman ya hedefleri gözden geçirin veya bir şey yapın şeklinde bir cevap vermişti. Firmanın koyduğu hedef ise; "tüm çalışanları ev sahibi yapmak" idi.

Hedefler hayalî olmamalı; zor, fakat gerçekleştirilebilir olmalıdır.

b. Şirketin tüm alanlarında kurumsal bir kültür oluşturmak için çalışmalar yürütülmelidir. Bütün süreçler analiz edilip, mümkünse yazılı hale getirilmeli ve olabilecek tüm alanlarda yazılımlar kullanılmalıdır. Böylece; kişiye göre yönetim değil, kurumun kendisinin yönetim tarzı oluşacaktır.

İzne ihtiyacınız varsa bu yöneticinin iki dudağı arasında değil, şirketin kuralları çerçevesinde netleştirilmelidir.

c. Personelin seçilmesi, çalıştırılması, eğitimi vb. alanlarda hem mevzuatın gereğinin yapılması, hem de kurumsal aidiyetin artırılmasına yönelik bir sistem kurmak ve bunu sürekli hale getirmek gerekir.

Yeni işe başlayan personele; görev tanımı, iş sözleşmeleri, çalışma ilkeleri, şirketin genel yapısı hakkında bilgi verip kendisini işe başlatıp zaman zaman eğitimlere tabi tutuyorsanız zaten bu anlamda kurumsal bir yapınız var demektir.

d. İşletmenin fiziksel ve teknolojik alt yapısı, kurumsal kimliği konularında da çalışmalar yürütülmelidir.

Kurumsallık Şirketlere Ne Katar?

• Şirketin imajını güçlendirir.
• Müşteri memnuniyetini artırır ve yeni müşteriler elde etme konusunda faydalı olur.
• Çalışan memnuniyeti sağlar ve personelin aidiyet duygusunu geliştirir.
• Yönetimin etkinliğini, karar alma hızını ve verimliliğini artırır.
• Kurum kültürünü olumlu yönde geliştirir, insanları güle oynaya çalışacağı alanlar oluşturur.
• Her alanda kalite anlayışını geliştirir.
• Herkese hitap eden kurallar getirir, dokümantasyon sistemini geliştirir.
• Sistematik hareket edilmesini sağlar.
• Etkinlik ve verimlilik artışı sağlar.
• Maliyetleri kesinlikle azaltır, karı artırır.