Organizasyon şeması ve görev tanımının gerekliliği

Organizasyon Şemaları; işletmelerin faaliyet alanları ne olursa olsun, işletmedeki yetki ve sorumluluk düzeylerini, görev tanımlarını, çalışanlar arası ilişkileri ve hiyerarşik yapıyı gösteren bir nevi haritalarıdır. Bu harita çok iyi hazırlanmazsa faydadan çok zarar verir ve gideceğimiz yere ulaşmamızı zorlaştırır, yolu uzatır.

Bunun için üst yönetim ve yetkin personellerden oluşan bir ekip tarafından veya dış destek alarak; iyi bir analiz sürecinden sonra hazırlanmalıdır. Bu anlayışla hazırlanan yönetim şeması; yönetmeyi kolaylaştıracak, kurum performans ve karlılığını artıracaktır.

Şirkette hangi unvanda olursa olsun, tüm personel oluşturulan Organizasyon Şemasına baktığı zaman kendi konumunu net olarak görmeli, ast ve üst ilişkisi içerisinde bulunduğu yönetim yapısını net olarak anlamalıdır. Çalışan, kimlerle işbirliği ve iş bölümü içerisinde olduğunu da buradan rahatlıkla anlamalıdır.

Kişilerin şahsını dikkate alarak hazırlanan (patronun kardeşi, akrabası vb.), adam kayırma (nepotizm) merkezli, iyi hazırlanmayan organizasyon şemaları faydadan çok zarar üretecekleri için bu tür yaklaşımlardan uzak durulmalıdır. Organizasyonun faaliyet alanını ve süreçlerini esas alan şemalar oluşturulmalıdır.

Personellerin işletme içerisindeki tüm çalışma hayatı bu yönetim yapısı üzerinden yürütülecektir. Hedeflerinin belirlenmesi, iş planının yapılması, görevlendirmelerin yapılması, raporlama sistemi, kariyer planının yapılması, denetime tabi tutulması, izin alması, hedef verilmesi vb. bu şema doğrultusunda yürütülecektir.

İşletmelerde en çok karşılaştığımız sorulardan birisi şudur: "Biz yönetim şemamızı mevcut durumumuza göre mi, yoksa hedeflediğimiz yapıya göre mi oluşturacağız"? Elbette organizasyon şemaları gerekli etütler ve yönetsel değerlendirmeler yapıldıktan sonra, geleceğe ve kurumun hedeflerine göre hazırlanmalıdır. Örneğin Planlama Müdürü pozisyonu an itibari ile işletmede olmayabilir, hedefimizde bu görev tanımı ile çalıştıracağımız bir personel istihdam etmek varsa mutlaka organizasyon şemasında bu pozisyon konumlandırılmalıdır.

Peki sadece işletmenin genel organizasyon yapısını belirlemek yeterli olacak mı? Burada da tavsiyemiz; Genel Yönetim yapısını tasarladıktan sonra mutlaka organizasyonun büyüklüğüne göre, bölümlerin tek tek departman yönetim şemalarını da oluşturmamız daha efektif ve anlaşılır olacaktır. Şöyle ki; genel yapı içerisinde Lojistik Departmanının yönetim yapısı şablonize edilirken, bu departmanın detay yapılanması da ayrıca şematize edilecek ve burada çalışan personel de kendisini burada rahatlıkla görebilecektir.

Bazen personelin resimlerini de ekleyerek oluşturulan organizasyon şemalarının daha kolay bir şekilde dikey ve yapay yapıyı gösterdiğini, çalışanların da daha net anladığını görmekteyiz.

Organizasyon Şeması net olarak hazırlanmayan bir yapıda görev tanımı hazırlamanın etkisi olmayacak veya çok etkisiz olacaktır. Öncelikle yönetim şeması hazırlanmalı, sonra da görev tanımları ve son olarak ta iş süreçleri dokümante edilmelidir.

Organizasyon Şemasını oluşturan ekip; görev tanımlarını önce çalışandan taslak olarak hazırlamasını isteyecek; sonrasında da tüm görevleri mevcut yapıya dağıtacak şekilde çalışanlara görev tanımı oluşturulacaktır. Organizasyonda çalışanlara dağıtılmayan ve boşta kalan görev kalmaması için çok detay ekip çalışması yapılmalı, personele verilmeden farklı bir ekip tarafından tekrar okunmalıdır. Birkaç bölüm ve birkaç personel tarafından yürütülecek görevler de çok titiz şekilde dağıtılmalıdır.

Hazırlanan organizasyon şeması ve görev tanımları eğitimlerle tüm ekibe anlatılmalı ve böylece işleyişin verimliliği artırılmalıdır. Kurum içerisindeki tüm faaliyetleri bu şemaya göre şekillenecek olan personel, revize edilmediği sürece bu yapıya ve görev tanımına göre hareket edecektir. Okuduktan sonra çalışanın imzaladığı yönetim şeması ve görev tanımı da personel özlük dosyasına konmalıdır.

Bunlar olduğu sürece organizasyonlarda görevler daha kolay dağıtılır, konular daha hızlı çözülür, verimlilik artırılır, uyumlu ve esnek bir çalışma ortamı sağlanır, personellerin yetişmesi, gelişmesi ve uzmanlaşması sağlanır.

Yapı iyi kurgulanmazsa bürokrasi oluşacak, verimsiz bir ortam meydana gelecek ve yeni fikirlerin ortaya çıkmasının önü tıkanacaktır.

Tüm bunların olmadığı yapılarda personel; başka görev alanlarına girerek verimsizlik yaratmakta, iletişim sıkıntısı çekmekte, birbirinin görev alanlarına girerek organizasyon içerisinde kaosa sebep olmaktadır. Dış iletişimde de, unvanı belli olmadığı için karşı tarafa iletemeyen çalışan iletişim sıkıntısı çekmektedir. Zira unvansız iletişimlerde karşımızdaki kişi bizim hangi görevde olduğumuzu görmek istemektedir.

Günün sonunda çalışan mevcut yapıda bulunduğu yeri görecek, ne yapacağını ve kimlerle işbölümü ve işbirliği içerisinde olacağını net olarak anlamış olacaktır.