Ortakların Görev Paylaşımı Nasıl Olmalı

İşletmenin türü ve faaliyet alanı ne olursa olsun; ortak sayısı birden fazla olan yapılarda her zaman ortakların görev paylaşımının doğru yapılması son derece önemli bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ortaklar akraba da olsa, profesyonel de olsa görev ayrımlarını net olarak yapmak, karar alma mekanizmalarını iyi belirlemek gerekiyor. Buradaki netlik işletmenin ticari başarısını ve ömrünü direkt etkilemektedir.

Birden fazla kişinin sahibi olduğu işletmelerde mutlaka patronların sorumlu olacağı, tek başına ve ortaklaşa alabileceği kararlar önceden belirlenmeli ve şirket ona göre yönetilmelidir. İşletmenin her ortağı tüm işlere karışmamalı, sorumlu olduğu alanların dışına çıkmamalıdır. Bu sıkıntı sadece aile işletmelerinde yaşanmamakta, çok ortaklı ve görev paylaşımı yapılmayan birçok işletmede yaşanmaktadır.

Geçmiş bir tarihte dört ortaklı bir limitet şirkette; üst yönetimin ve patronların görev alanlarını net belirlenmediği; özellikle satın alma, muhasebe, üretim ve finansa dört ortağın da müdahil olduğu bir tekstil işletmesi sahipleri ile uzun uğraşlar sonucunda görev paylaşımını netleştirip, yetkileri paylaştırdıktan sonra kaosu önlemiştik. Görevleri dört ortağa; tecrübelerine, eğitimlerine ve firmanın yönetim yapısına göre paylaştırıp, birbirlerinin görev alanlarına müdahil olmadan çalışma kurallarını geliştirmiştik. Bunu yaptıktan sonra; ödeme planlaması, üretim planı, stokların kontrolü, iş yükü işgücü dengesi vb. tüm alanlarda tek başlılık ve istişareden kaynaklanan verimliliğin sağlandığını bu firmada ve birçok firmada bizzat gözlemledim.

Her ortağın; satın alma yaptığı, müşteri ve tedarikçilere söz verdiği, üretime müdahale ettiği, banka hesaplarını yönettiği, işe alma ve işten çıkarma kararı verdiği, kredi çekebildiği vb. bir işletmenin karlılığı ve sürdürülebilirliğinden bahsedemeyiz.

Her ortağın yetki, sorumluluk alanları belli olur ve istişare ile işletme yönetilirse sonuç alma kolay olacak, sürdürülebilirlik mümkün olacaktır. İşletmede kullanılmak üzere satın alınması gereken bir LED ekranla ilgili teknik özelliklerin belirlenip, buna göre fiyat araştırmasının yapılmasını gerçekleştiren profesyonel ekip ve sonrasında buna işletme adına karar veren bir ortağın olması yeterlidir. Tüm ortakların bu işle ilgilenmesi verimsizliği getirecektir. Tabi ki, ortaklar kendi aralarında istişare edebilirler.

Görev paylaşımında en önemli konulardan birisi de ortakların kişilik özellikleridir. Bazı fıtratlar üretime, bazıları da satışa veya satın almaya daha uygun olabilir. Bir işe başlarken plan ve program yapmayan, "kervan yolda dizilir" mantığı ile hareket eden patrona kasayı bırakırsanız; yeni açacağınız mağazanızın size maliyeti normalin çok üzerinde olabilecektir.

Ortakların görev paylaşımının yapılması yeterli olmayacak, aralarındaki iletişim kanallarının da çok güçlü olması ve işlerin anında çözüme kavuşturulması gerekmektedir.

Ortaklar mümkün olduğunca stratejik işlerle uğraşmalı, operasyonel işlerden uzak durmalıdırlar.