Toplantı Yönetim Sistemi Nasıl Olmalı

Sektör ve faaliyet alanı fark etmeksizin dünyanın her yerinde, bilgi alış verişinde bulunmak, sorun çözmek, karar almak, eğitim vermek, koordinasyon sağlamak, faaliyet değerlendirmek ve yönetim geliştirmek gibi amaç ve gündemlerle çeşitli toplantılar düzenlenmektedir.

Her kurum için ciddi zaman ve para maliyeti de getireceği için toplantılarımızı amacına uygun yapmamız gerekmektedir. Bunun için; toplantı öncesinde, esnasında ve sonrasında yapılması gerekenleri gereği gibi yerine getirmeliyiz.

Bu yazıda, işletmelerde yürütülen toplantıların usulleri üzerinde kısaca durmak istiyorum.

İşletmelerde düzenlenen verimli toplantılarla; bölümler bazında ve şirket genelinde; geçen haftanın faaliyetlerinin değerlendirmesi, bu haftanın çalışmalarının gözden geçirilip gerekirse revize edilmesi ve gelecek haftanın planlanması/programlanması ortak akıl sağlanarak gerçekleştirilmektedir.

Her şeyden önce toplantıya hazır mıyız?

Hangi amaçla yapılırsa yapılsın, tüm toplantıların gündemleri olmalıdır. Gündemde; toplantının yeri, başlama ve bitiş saati, katılımcıları mutlaka belirtilmeli ve toplantıda bunun dışına çıkılmamalıdır. Gündem ve gündemle ilgili doküman, rapor vb.'leri toplantıdan önce incelemeleri için katılımcılara yazılı olarak iletilmelidir.

Yöneticisi ve sekreteri olmayan, kontrolsüz toplantılar yapılmamalı, ilk oturumda bunlar seçilmelidir. Toplantının nerede düzenleneceği, saati, gündemleri toplantı başkanı tarafından belirlenir ve katılımcılara sekreter tarafından e mail, whatsapp iletisi, sms vb. iletişim araçları ile ulaştırılır. Böylece herkesin toplantıya hazırlıklı gelmesi sağlanıyor.

Katılımcılar, gündeme ilave etmek istedikleri konuları toplantı sekreterine iletirler. Gündeme ilave edilmediği halde toplantı sırasında gündem dışı konuşulmak istenen konular katılımcıların oluru ile gündeme ilave edilebilir. Gündem maddelerinin ne kadar süre toplantıda müzakere edileceği belirlenmeli ve gereksiz uzun toplantılar düzenlenmemelidir.

Toplantıda kullanılacak materyallerin çalışıp çalışmadığı önceden kontrol edilmeli, toplantıya başlarken bunlarla uğraşılmamalıdır. Katılımcı sayısına göre mümkünse yuvarlak masa oturma düzeni belirlenmeli, hazırlıklar toplantıdan önce yapılmalıdır. Uygulamada sık karşılaştığımız gibi; katılımcıların sandalyesi eksik, katılımcıların bir kısmının geç kalması,ses ve görüntü sistem arızaları vb. eksiklikler hep karşımıza çıkmaktadır.

Uygulamada enteresan toplantılarla hepimiz karşılaşmışızdır. Toplantı başlıyor, gündem orada okunuyor, kimsenin haberi yok, sayfalarca doküman orada dağıtılıyor ve inceleme isteniyor. Toplantıdan ziyade, boşa geçen zaman.

Yönetici olarak monotonluğu yok etmek elinizde!

Düzenlediğiniz toplantının performansını artırmak elinizde! Genelde yapılan hataları siz yapmayın ve toplantı gündemlerine geçmeden önce; katılımcıları selamlama, hal hatır sorma ve motive edici cümlelerle toplantınıza başlama gibi bir alışkanlığınız olsun. Bunu toplantı bitince de tekrar edip, katılımcılara söz hakkı verirseniz, eklemek istediklerini alıp, alınan kararları tekrar hatırlatarak toplantıyı bitirirseniz, alınan kararların uygulanabilirliğini artırdığınızı ve daha sonraki toplantılara ekibin istekli katıldığını göreceksiniz.

Toplantı yöneticisi, beden diline dikkat etmeli, yapmacık hareketlerden uzak durmalı, toplantıdan kopanları itici olmadan uyarmalı, zamanı iyi kullanmalı, katılmasa da tüm fikirlere açık olmalı, taraf tutmamalı, provoke edenleri gerekirse dışarı çıkarmalı, toplantının sabote edilmesini önlemeli, katılımcılara söz hakkı vermeli, herkese kendini, çalışmalarını özgürce anlatabilme ortamı sağlamalıdır.

Toplantı masasında bulunanların kişilik özelliklerine dikkat edilip, ona göre toplantı yönetilirse sonuç alma kolaylaşacaktır. Kişiliği gereği; masada zoraki duran, toplantıyı zaman kaybı olarak gören, odaklanma problemi olan, toplantıya motive olan, devamlı soru soran veya hep suskun oturan … vb. kişilerin katılımları aynı olmayacaktır. Bu katılımcı zenginliği başkan tarafından ortak akla ve istişareye yöneltilmelidir.

Toplantı başkanı; kesinlikle gerginliğe, karşılıklı konuşma ve atışmalara, haklı haksız arama çabalarına prim vermemeli ve bu tür durumlarda anında konuyu net cümlelerle kapatmalıdır.

Uzun sürecek toplantılarda mutlaka ara verilmelidir.

Katılımcıların dikkatini dağıtmayacak, koltukları uzun süre oturmaya uygun, sessiz ve sakin, sunum materyalleri bulunan bir toplantı odası oluşturmalısınız.

Katılımcı olarak; gündemi okuyun, toplantıya hazırlık yapın, konuşulanları dinleyin, kılık kıyafetinize, beden dilinize, ses tonunuza dikkat edin, kısa ve öz konuşun, katılımcıların zamanını almayın, söz hakkı verilmeden konuşmayın, kimsenin lafını kesmeyin.

Ortamın uygunluğuna göre toplantı esnasında ikram servisi yapılabilir, sigara içilmesi, telefonla konuşma, bilgisayarla uğraşma vb. şeyler dikkati dağıtacağı ve verimi düşüreceği için uzak durulmalıdır.

Yüz yüze toplantıların alternatifi olmasa da; iyi organize edilirse, sesli ve görüntülü iletişim araçları ile de verimli toplantılar yapabiliriz. Ayrıca toplantı masamızda olmayan fakat gündemle ilgili uzaktaki kişilerle de bu araçlarla iletişime geçerek, toplantımızın verimini, sinerjisini artırabiliriz. Böylece gereksiz yüz yüze toplantıların da önüne geçmiş oluruz.

Toplantı sonrası toplantı kadar önemli

Gerçekleştirilen toplantının tutanağı, sekreter tarafından tutulur ve toplantı başkanı inceledikten sonra en geç bir gün içinde katılımcılara uygun iletişim araçları ile veya kağıt çıktısı olarak ulaştırılmalıdır. İçeriği gereği bazı toplantıların tutanağı imza karşılığı katılımcılara verilmelidir.

Tutanaklarda, alınan kararı yerine getirecek kişi ve işin tamamlanma zamanı belirtilmeli ve kararların yerine getirilme performansı, toplantı yöneticisi tarafından takip edilmelidir.

Toplantıya katılmayan veya geç kalanlar başkan tarafından herkesin yanında olmamak kaydıyla uyarılır. Katılımcı listesinde bulunan kişilerin, toplantıya iştirak etmese de alınan kararlara uygun hareket etmesi gerekir.