Yeni Nesil Toplantılar

Toplantılar iş hayatının olmazsa olmaz yönetim araçlarından birisidir. Belirlenen konularda karar vermek, konuları çözüme kavuşturmak, bir olay üzerinde değerlendirme yapmak, bilgi ve belge paylaşımında bulunmak amacıyla ilgili kişiler uygun ortamlarda bir araya gelerek toplantı yaparlar. Bunların dışındaki konuları olabildiğince toplantı yapmadan birebir görüşmelerle çözmekte fayda olacaktır.

İyi organize edilen toplantılarda ekip aklı ile fikir ve projeler üretilir, işletmenin geleceği şekillenir.

İşletmedeki toplantı yönetim sistemini kurarak, hangi toplantıların yüzyüze, hangilerinin de online olarak yapılacağına önceden karar verilmeli ve sistem ona göre işletilmelidir.

Toplantı sorumlusu, toplantının prensiplerini belirler, verimliliği artırır ve gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlar. Ayrıca, toplantı kayıtlarının tutulmasını ve ilgililere ulaştırılmasını organize eder.

Online Toplantılar

Günümüzde fiziksel toplantıların yerini, çeşitli iletişim araçları ile organize edilen toplantılar almaktadır. Bu tür uygulamalarla gerçekleştirilen toplantılarda mesafenin çok fazla önemi olmayacak, uygun toplantı mekanları oluşturularak katılımcılar, video konferanslar gerçekleştirebilmektedir. Dünyanın farklı noktalarında bulunan katılımcılar oluşturdukları uygun yazılımlarla iletişim kurup, bilgi ve belge paylaşımında bulunabilmektedir.

Toplantılarda olduğu gibi online eğitimlerde de bu tür programlardan faydalanılarak, uzak mekanlardaki personellere hızlı bir şekilde eğitim verilebilmektedir.

İşletmenin büyüklüğüne göre; kurumun toplantı odası online toplantı programları ile donatılarak hem toplantı, hem de eğitim düzenlenebilecektir.

Bana göre yüzyüze veya online olsun; toplantının veriminin artması ve zaman kaybının olmaması için katılımcı sayısı mümkün olduğunca az tutulmalıdır. Verimsiz ve sadece yapmak için yapılan toplantılar hem işletme, hem de ülke ekonomileri için gereksiz yük getirmektedir.

Toplantılar aynı zamanda çok seslilik ve demokrasi ortamıdır. İyi yönetilen bir toplantı çalışanlar arasında üst kademeden aşağıya inanılmaz pozitif enerji iletir, iç iletişimi artırır. Bu yüzyüze toplantılarda kendisini daha iyi hissettirse de; diğer iletişim araçları ile uygun ortamlarda yapılınca da aynı lezzeti vermektedir. Verimsiz geçen, gündemi net olmayan, tek kişinin direktiflerini ilettiği toplantılar da personelde motivasyon sıkıntısı oluşturacaktır.

Toplantı Teknolojilerinde Lider Uygulamalar

Google Meet: Bu program ile onlarca kişinin aynı anda katılım sağlaması ile eğitim ve toplantı gerçekleştirilebilmektedir. Program aynı zamanda gerçekleştirilen toplantıların tutanaklarını kaydedip, daha sonra kullanmaya imkan vermektedir.

Zoom: Günümüzde eğitimden, sağlığa, bireysel görüşmelerden toplu görüşmelere kadar birçok alanda yaygın kullanılan bir uygulamadır. Yaygın uygulanmasında sade olması ve kolay kullanılmasının da etkisi bulunmaktadır. Yine bu uygulamada da toplantı tutanakları kaydedilip, daha sonra kullanılabilmektedir.

Skype: Eskiden daha fazla kullanılan bu programdan daha pratik uygulamalar çıksa da; hala popüler toplantı ve eğitim araçlarından birisi olarak uygulanmaktadır.

GoToMeeting: Bu program ile işletmelerde toplantı ve uzaktan eğitim yapılabilir, belge paylaşabilir.

Günümüzde yüksek ses ve görüntü kalitesiyle; uzak mekanlardaki insanlarla kaliteli toplantı ve eğitim deneyimini sunabilecek kaliteli ürünler bulmak çok kolay. Yeter ki, toplantı odalarında bu konfor ve teknolojiye küçük yatırımlar yapılsın.

Bu tür iletişim sistemleri ile günümüzde popülerleşen hibrit çalışma sistemleri de daha kolay hale gelmektedir. Ayrıca dünyanın neresinde olursa olsun müşterilerinizle kaliteli iletişim kurmanızı da bu sistemler kolaylaştıracaktır.

Sanal Toplantı Araçlarının Faydaları

• Online toplantı uygulamaları, iş hayatında etkin iletişim kurulmasına, toplantı maliyetlerinin düşmesine ve verimli iş toplantılarına zemin hazırlar.

• Katılımcılar dünyanın her yerinden toplantı ve eğitimlere iştirak edebilirler.

• Toplantıların kayıtlarının tutulması, daha sonra bu toplantı ve eğitim notlarının kullanılmasına imkan verir.

• Bu toplantı araçları zaman ve maliyetten işletmelerin tasarruf etmesini sağlar. Şehir içinden veya şehir dışından yirmi bölge müdürünün toplantıya gelmesi ile bu yöneticilerle yukarıdaki iletişim araçları ile toplantı yapılmasının maliyeti karşılaştırılamaz. Bu toplantılar yüzyüze toplantılardan daha da hızlı gerçekleştirilmektedir.

Geleceğin iş dünyası, etkili iletişim ve doğru teknoloji kullanımıyla şekillenecek. İşletmenizi bu değişime adapte etmek için adım atmaya şimdi başlayın. Hemen bugün bir online toplantı uygulaması denemeye başlayarak işletmenizi geleceğe hazırlayın!