Yıl Sonu İşlemleri ve Yeni Yılı Planlama Hazırlıkları

İşletmelerde Aralık ayı gelince mevcut yılın değerlendirilmesi ve gelecek yılın planlanması çalışmalarının telaşına düşülür. Hem mali açıdan gelinen aşama, hem de yürütülen faaliyetler gözden geçirilir, yeni yıl bu bağlamda planlanır.

Yıl Sonu Yapılacaklar Çalışmalar

a. Gelir ve Gider Raporları: Yıl içerisinde elde edilen gelirler ile gerçekleştirilen giderler, ay bazlı ve yıllık olarak karşılaştırılmalı bir şekilde raporlanır. Yıl başında konan hedefler ile gerçekleşmeler karşılaştırılarak işletmenin performansı ortaya konur. Hedeflerin gerçekleştirildiği aylar ve gerçekleştirilemediği aylar ortaya konur, sebepleri analiz edilir. Bu raporlar dikkate alınarak aynı zamanda gelecek yıl da planlanır.

Yıl içerisinde nakit akışının düzenli olarak yürütülüp yürütülemediği gözden geçirilir ve buna göre yeni yıl için finansal planlama yapılarak, tedbirler alınır.

Vergi, borç vb. yükümlülükler varsa gelecek yıla aktarılmadan yapılandırılmaya ve daha da büyümeden ödenmeye çalışılır.

b. Borç ve Alacak Takibi: Yıl içerisinde ve özellikle de yıl sonuna doğru müşteri cari hesapları takip edilip, varsa tahsilatlar gerçekleştirilerek bir sonraki yıla devretmemeleri sağlanır.

c. Stok Sayımları: İşletmenin tüm stokları fiilen sayılır ve sistemdeki kayıtlarla karşılaştırılarak, varsa eksiklerle ilgili tedbirler alınır. Stoklar sayım sonucuna göre sistemsel olarak düzenlenir ve sayım eksiklerinin nedeni analiz edilir. Gerekirse eksikliklerin sorumluları ile ilgili prosedürler işletilir.

Kalan ve satılamayan stoklar da yıl sonuna doğru indirim, kampanya vb. yollarla satılır.

d. Personel Performans Değerlendirmesi: Çalışanların yılın belirli periyotlarında gerçekleştirilen performans değerlendirmeleri gözden geçirilir ve yıl sonunda başarı ve başarısızlıkların gereği ödül veya ceza olarak ortaya konur. Varsa personelin yıllık izin vb. alacakları da düzenlenir.

e. Süreçlerin Değerlendirilmesi: Tüm süreçler gözden geçirilerek elde edilen verilen irdelenir ve varsa süreç iyileştirme çalışmaları planlanarak gelecek yıl aynı eksikliklerin yaşanmasının önüne geçilmeye çalışılır. Örneğin; sevkiyat sürecindeki eksik gönderi ve gecikmelerin nedenleri üzerinde durulup, hatanın kök nedeni ortadan kaldırılarak yeni yıla girilir.

f. Hedeflerin Değerlendirilmesi: Bölüm ve çalışan bazında belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı analiz edilir. Örneğin; satış departmanının hedefleri ile hedeflerin gerçekleşme durumu ortaya konur. Ayrıca satıcılar bazında da hedefler irdelenir ve performansa göre gelecek yıl planlanır.

Gelecek Yılı Planlama Çalışmaları

a. Hedef Belirleme: Tüm bölümler için geçmiş yıl verileri analiz edilerek hedefler belirlenmeli ve yıl içerisinde bölüm çalışmaları bu hedefler doğrultusunda belirli periyotlarla takip edilmelidir. Geleneksel yönetimlerde sadece satış bölümleri için düşünülen hedef belirleme çalışmaları tüm departmanlar için uygulanmalıdır. Örneğin, preshane için hatalı ürün basım oranı binde üçten, binde ikiye indirilmesi hedefi konmuşsa; bu hedef aylık olarak takip edilerek gidişat analiz edilmeli ve süreç iyileştirilerek çalışmalar yürütülmelidir.

b. Bütçe Hazırlama: İşletmenin tüm gelir ve giderlerini önceden öngörüp, yılı planlı bir şekilde geçirebilmek için detaylı bir bütçe hazırlanmalıdır. Sadece gelir bütçesi yönetim için yeterli olmayacak, iyi hazırlanmış gider bütçesine de ihtiyaç duyulacaktır. Bütçe gerçekleşmeleri de düzenli olarak takip edilmeli, yıl içerisinde aksaklık ve eksikliklerle ilgili gerekli tedbirler alınarak yıl sonunda hedefin gerçekleşmesi için gerekenler yapılmalıdır.

c. Farklılık Oluşturma: Günün şartlarına ve müşteri beklentilerine uygun olarak yeni ürün ve hizmetler planlanmalı, mevcut ürün ve hizmetlerde yenilikler oluşturulmalıdır. Katma değerli ve eskiyi tekrar etmeyen ürünler ortaya koyabilen uluslar ve işletmeler geleceğe daha güvenle bakmaktadır. Bunun için yazılım veya donanım yatırımları ile yeni tasarımlar gerçekleştirilmelidir. Personele yönelik eğitimler ile motivasyon çalışmaları da bu farkı oluşturmaya hizmet edecektir.

Otuz yıl önce plastik çamaşır mandalı üreten bir işletmenin günümüzde de aynı mandalı üretip satması ve para kazanmasını beklemek çok akıllıca olmayacaktır.

d. Pazarlama ve Satış Uygulamaları: ürün ve hizmetlerle ilgili geliştirme çalışmaları yapıldıktan sonra; müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak indirim ve kampanyalar hazırlanmalı, hedefler doğrultusunda yeni satış stratejiler geliştirilmelidir. Örneğin; fiziki mağazacılık yerine internet mağazacılığına ağırlık verilmeli ve burada da özel kampanyalar düzenlenmelidir. Piyasa değişikliklerine karşı önlemler alınmalı ve oluşturulan yenilikler işletme personeli ve müşterilerle paylaşılmalıdır.

Bu süreci sürekli olarak uygulayan işletmeler; hem yıl sonu kapanışını başarılı bir şekilde tamamlar, hem de elde ettiği verileri kullanarak yeni yıla stratejiler ve hedeflerle girmiş olurlar.